Что должны сделать компании, чтобы без штрафов работать в период эпидемии коронавируса.
Чек-лист

Вся страна находится в режиме повышенной готовности к ликвидации чрезвычайной ситуации, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции. Это заболевание включили в перечень заболеваний, которые представляют опасность для окружающих, постановление Правительства от 01.12.2004 № 715 в ред. от 31.01.2020.

Государство вводит временные меры. Компании и сотрудники обязаны их выполнять до того момента, когда объявят режим повседневной деятельности. Все режимы предусмотрены Законом о защите от чрезвычайных ситуаций, Закон от 21.12.1994 № 68-ФЗ.

Что компании должны делать в период эпидемии

Работодатели и работники в период эпидемии должны соблюдать ограничения и выполнять обязанности, которых нет в Трудовом кодексе. Это нормально, так как закон рассчитан на повседневную работу и не может учесть все особенности режима повышенной готовности к ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Задача работодателя: выполнять требования российских и региональных органов власти, соблюдать ограничения и запреты и при этом не нарушить трудовые права сотрудников. Только так компанию не привлекут к ответственности за нарушение правил поведения в режиме повышенной готовности, санитарно-эпидемиологических требований и трудового законодательства. Штрафы за нарушения достигают миллиона рублей.

В Трудовой кодекс планируют внести изменения в части дистанционной занятости или возможности частичной удаленной работы. Пока нет даже законопроекта, а действовать нужно сейчас.
Президент объявляет нерабочие дни, но такого понятия и правил оплаты этих дней нет в Трудовом кодексе.
Чтобы понять, как действовать, нужно подобрать такие процедуры в ТК, которые больше всего подойдут для решения.

Что делать, если требования постоянно меняются

Минтруд, Минздрав, Роспотребнадзор, Фонд социального страхования, другие госорганы и региональные власти постоянно дополняют список требований, запретов и ограничений для работодателей и граждан.

Чек-лист в этой статье актуален на 16 апреля 2020 года. Мы добавляем в эту статью новые обязанности и требования, которые вы должны соблюдать.

Чек-лист. Что нужно сделать в период эпидемии коронавируса

Новые обязанности в компании должен кто-то выполнять. С сотрудниками, которым поручаете контролировать санитарно-гигиенические нормы, оформлять документы, уведомлять работников об ограничениях или измерять температуру в течение рабочего дня, нужно договориться о том, что они временно выполняют эти функции.
Для этого заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам ответственных сотрудников, уточните временные функции и порядок их выполнения. После назначьте ответственных сотрудников приказом по основной деятельности.

Идеально издать приказ по основной деятельности об организации работы компании в период угрозы распространения коронавируса и перечислить в нем все необходимые мероприятия, указать сотрудников, которые за них отвечают. Образец такого приказа с комментариями найдете здесь.

Вносить изменения в локальные нормативные акты не советуем. Все текущие правила и ограничения временные. Они вводятся до возвращения компании в режим повседневной деятельности. Не стоит тратить время и менять локальные акты, чтобы потом снова отменять эти правила. Если какие-то требования останутся актуальными, скорректируете документы компании.

Всех сотрудников компании нужно разделить на группы. Определите совместно с руководителем, кто из сотрудиков без ущерба для производственного процесса может работать удаленно из дома. Их компаниям рекомендуют освободить от нахождения на рабочих местах. Переведите этих сотрудников на удаленную работу до тех пор, пока компания не вернется к работе в обычном режиме.

Есть те сотрудники, которые не могут работать удаленно из дома, поскольку должны выполнять свои функции на рабочем месте в компании. Эти сотрудники в свою очередь делятся на две группы:

1. Работники, которые обеспечивает жизненно важные для компании функции. Они продолжают находиться на рабочих местах и выполнять свои трудовые обязанности, даже если в компании объявили нерабочие дни.
2. Работники, без которых компания может временно функционировать без ущерба для основной деятельности. Этим сотрудникам предоставьте нерабочие дни до конца апреля сохраните за эти дни заработок.

Подробнее о том, как изолировать всех или только часть сотрудников компании в период эпидемии, читайте здесь. 

Есть категории сотрудников, которым вы должны обеспечить домашний режим. Так, еще до того, как в Москве и Московской области объявили режим самоизоляции для всех, мэр Москвы и губернатор Московской области выделили сотрудников старше 65 лет и граждан любого возраста, страдающих хроническими заболеваниями.
Их нужно было отправить домой на разных условиях уже с 26 марта: предоставить удаленку, отправить в отпуск или попросить оформить листок нетрудоспособности.

До конца этой недели сотрудники старше 65 лет по всей стране находятся на больничных по карантину, если им не предоставили удаленную работу или отпуск, Временные правила от 01.04.2020. У редакции есть информация, что эти правила продлят. Пожилые сотрудники смогут оформить больничные по карантину до конца апреля.

Главная профилактика коронавируса - это сокращение социальных контактов и передвижений по территории региона и населенного пункта. Поэтому компании должны отменить все служебные поездки сотрудников, даже если они не выезжают по работе дальше отдельного района города.

Из текущих командировок сотрудников нужно отозвать. Тем, кто много ездит по работе, временно отключить эту функцию и подумать, какими дистанционными способами связи с клиентами компании можно заменить личные встречи.

Заставить сотрудников не перемещаться в личных целях работодатель не может.  Сейчас за него это сделали региональные власти, которые ввели режим самоизоляции и запретили без необходимости покидать жилье. Но когда режим самоизоляции снимут и строгий карантин отменят, какое-то время еще стоит рекомендовать сотрудникам воздерживаться от поездок в личных целях, тем более за границу.

Многие сотрудники компании до сих пор возвращаются из личных зарубежных поездок. Несмотря на закрытые границы, авиакомпании периодически выполняют спецрейсы и возвращают в страну российских граждан, застрявших в иностранных государствах. Таким сотрудникам нужно напомнить об их обязанности соблюдать режим самоизоляции.

Если же сотрудник, который вернулся из-за границы, нарушит карантин и явится в офис или на производства, вы обязаны не допускать его на рабочее место.

Массовые мероприятия в компании проводить временно запрещено. Учтите, что в эту категорию попадет запланированное очное обучение сотрудников, периодическая аттестация или мероприятия для оценки персонала. Такие мероприятия придется перенести.

Выполняйте те мероприятия, которые региональные власти велят проводить в отношении отдельных категорий сотрудников. За невыполнение таких требований грозит ответственность за нарушение правил поведения в режиме повышенной готовности. Подробнее об ответственности за такие нарушения читайте в этой новости от 31 марта.

Медицинские осмотры сейчас медицинские учрежденияне проводят , даже если у вас они запланированы. Придется перенести. И предупредите сотрудников, что сейчас приостановлена программа диспансеризации.

Сотрудники, которые прибыли из страны с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, предъявят вам электронные листки нетрудоспособности. Это предусмотрено Временными правилами, которые действуют с 20 марта по 1 июля. Если вы до сих пор не зарегистрировались с Единой информационной системе ФСС, сейчас придется это сделать.

Президент Указами от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239 объявил нерабочие дни. Требования нужно выполнить, сотрудников освободить от нахождения на рабочих местах и сохранить за ними заработок. Те, кто работают на удаленке, продолжат так работать за обычную оплату. Те, кто выходит в офис или на производство и их работу невозможно приостановить по условиям производства, продолжат работать за обычную оплату. Нюансы здесь.

Организуйте по возможности перевод сотрудников на удаленную работу из дома. Если они могут работать так без ущерба для работы компании в целом, сейчас лучше, чтобы как можно больше сотрудников компании не ездили на работу в офис.
Для этого нужно заключить с сотрудниками дополнительные соглашения об удаленной работе на дому. Перечни этих сотрудников  включите в приказ по основной деятельности о работе компании в период эпидемии.

У тех сотрудников, которые вынуждены находиться в офисе, по рекомендациям Роспотребнадзора стоит измерять температуру.  Хранить данные измерений нужно не больше суток, так разъясняет Роскомнадзор.

Если зафиксируете у сотрудника повышенную температуру, его нужно немедленно освободить от нахождения на рабочем месте и отправить домой, а также проконтролировать, что он обратился за медицинской помощью. 

Роспотребнадзор перечисляет ряд санитарно-эпидемиологических мероприятий, которые вы должны проводить в компании, если в ней находятся сотрудники. Так вы обеспечиваете им безопасные условия труда в период распространения коронавирусной инфекции.

В случае, если сотрудник вашей компании заболеет и диагноз подтвердят, получите письменный запрос Роспотребнадзора. На него нужно немедленно письменно ответить, указать, с кем контактировал заболевший, и продизенфицировать помещения, где он находился.

Как наладить работу с сотрудниками на удаленке, контролировать их трудовую деятельность, а также проводить все кадровые процедуры, в том числе прием на работу или увольнение, читайте в этой статье.

О приеме или увольнении работников вы должны подавать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд не позднее следующего дня. Почему это придется делать читайте в этой статье.