Как изолировать сотрудников в период эпидемии коронавируса: процедуры и образцы

Работодателям рекомендуют перевести сотрудников на удаленную работу из-за угрозы распространения коронавирусной инфекции. В Москве и Московской области с 26 марта компании должны перевести на удаленку на две недели пожилых и сотрудников с хроническими заболеваниями.
Президент объявил нерабочую неделю с 30 марта по 3 апреля. В Москве и Московской области с 30 марта объявлен режим самоизоляции для всех граждан. Такой режим постепенно введут во всех регионах, причем дата окончания неизвестна.

В статье процедуры и образцы документов, которые помогут уйти на карантин всей компанией или изолировать отдельных сотрудников, чтобы обеспечить безопасные условия труда в компаниях, которые продолжают работать.

Требования могут изменить. Если это произойдет, получите письмо. Сообщим о новых правилах, скорректируем процедуры и сделаем другие образцы документов.

Сотрудник соблюдает режим самоизоляции, так как вернулся из-за рубежа

Что случилось. Сотрудник вернулся из страны с высоким риском заражения коронавирусом. Позвонил в отдел кадров и сообщил, что самоизолируется на две недели.

Сотрудник должны самоизолироваться на 14 календарных дней с момента въезда в Россию, п. 4.2, 4.3 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ. Такой же режим обязаны соблюдать все граждане, которые с ним проживают. Они не должны приходить на работу, учебу, без необходимости появляться в общественных местах. 

Ситуация особенно актуальна для Москвы, в других регионах также могут быть ограничения. Список «неблагоприятных» стран постоянно меняется, его нужно уточнять на день возвращения сотрудника в Россию.

30 марта Россия временно закрывает границы, но наши соотечественники продолжают возвращаться в страну спецрейсами, поэтому эти карантинные нормы будут актуальны до тех пор, пока люди приезжают из-за границы. 

Какие документы оформить и как оплатить. На период самоизоляции сотруднику выдадут электронный больничный по карантину.

Пока сотрудник отсутствует и больничного нет, в табеле ставьте «НН». Когда сотрудник выйдет на работу, скорректируете табель. Пособие по карантину сотруднику выплатит ФСС.

Если работник здоров и хочет работать, а вы в этом заинтересованы, договаривайтесь. Есть три варианта, как занять сотрудника в этот период.

Вариант 1. Предоставьте сотруднику удаленную работу. Чтобы сотрудник временно работал на удаленке, заключите допсоглашение к его трудовому договору. Обсудите по телефону или электронной почте условия: режим работы и отдыха, объем обязанностей, порядок взаимодействия с руководителем и коллегами, отчеты о проделанной работе и др.

Чтобы работник расписался в вашем экземпляре и получил свой, организуйте доставку. Можете договориться, что подпишете документы после того, как сотрудник выйдет в офис. Напишите это условие в допсоглашении.

На основании дополнительного соглашения можете издать приказ об удаленной работе сотрудника в период самоизоляции. Это рекомендует Минтруд. Правда, ведомство в памятке, опубликованной на официальном сайте, не упоминает дополнительное соглашение, а приказ называет приказом о переводе на удаленный труд.

Дни, когда сотрудник выполняет обязанности дома, отмечайте в табеле специальным кодом, например «УР». Не советуем ставить код «Я», который предполагает работу в офисе и вашу ответственность за условия и охрану труда.

За удаленную работу выплачивайте зарплату. Если сотрудник оформил больничный по карантину до 20 марта и принес его вам, пособие не начисляйте.

Проблема с больничными по карантину, которые сотрудники оформляют после 20 марта.
Договаривайтесь об удаленной работе заранее, чтобы они не писали заявления о выдаче листка нетрудоспособности в личном кабинете, п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 19.03.2020 № 294.

Если сотрудник написал заявление, медорганизация дистанционно оформила больничный. С 20 марта до 1 июля эти документы только электронные, все выплаты проходят автоматически, п. 3 Временных правил.

Если заплатите зарплату за тот же период, что ФСС начислит пособие по карантину, вас обяжут вернуть в бюджет незаконно выплаченное пособие. Чтобы этого не произошло, рекомендуем поступить так.

Вы получите запрос от ФСС на передачу данных по сотруднику, чтобы Фонд мог начислить пособие по карантину, п. 14 Временных правил. В ответ сообщите Фонду, что сотрудник работает в период карантина удаленно на дому и получает зарплату. Приложите копию допсоглашения, сделайте выписку из табеля. Так Фонд убедится, что сотрудник работает в период самоизоляции и не имеет права на пособие.

Трудовой кодекс предусматривает правила для дистанционной работы, но не для удаленной работы из дома, которая нужна на период самоизоляции сотрудника.

Готовят законопроект о дистанционном труде в период режима повышенной готовности. Рабочая группа хочет внести изменения в ТК и добавить в него нормы в том числе о частичной дистанционной занятости. Пока закон не приняли, действуйте по договоренности с сотрудниками. Главное — не нарушать их трудовые права и соблюдать ограничения, связанные с режимом повышенной готовности.

Если не хотите рисковать и оформлять сотрудника на удаленную работу, прямо не предусмотренную ТК, не желаете решать проблемы с больничным по карантину, выбирайте другие варианты.

Вариант 2. Поручите сотруднику выполнить определенное задание по гражданскому договору. Сотрудник оформит листок нетрудоспособности и получит пособие по карантину. Вы не будете организовывать удаленную работу, учитывать рабочее время, ждать отчеты. Сформулируете задание и заплатите за результат.

Гражданский договор должен быть реальным. Уточните задание, договоритесь об объемах и графике сдачи работы. Ориентируйтесь на результат, а не на процесс работы. Не требуйте от сотрудника быть на связи с руководителем, присутствовать удаленно на совещаниях и т. д.

Как договориться о выполнении работ по гражданскому договору

Договор можете оформить после того, как сотрудник выйдет в офис. Закон позволяет, п. 2 ст. 425 ГК. Либо доставьте документы сотруднику курьером.

Вариант 3. Заплатите за работу премию. Сотрудник получит пособие по карантину, а вы заплатите ему премию за ту работу, которую он удаленно сделает в этот период.

Чтобы не было конфликтов, размер премии обсудите заранее. Например, договоритесь, что премия будет равна разнице между суммой пособия и заработком сотрудника.

Сотрудник должен ходить на работу, но у ребенка закрыли школу или детский сад

Что случилось. Сотруднику не с кем оставить ребенка, у которого в детском саду или в школе объявили карантин.

Ситуация актуальна для Москвы, где с 21 марта по 12 апреля закрыли школы. Школы и детские сады во всех регионах закрыли в связи с объявлением Президентом нерабочей недели с 30 марта по 3 апреля.

Те сотрудники, которые используют нерабочие дни или работают на удаленке в это период, проводят время дома со своими малолетними детьми. Проблемы возникли у тех сотрудников, которые должны продолжать работать даже на нерабочей неделе, п. 2 Указа Президента от 25.03.2020 № 206.

Какие документы оформить и как оплатить. Если ребенку еще нет семи лет и он посещает дошкольную образовательную организацию, в которой объявили карантин, сотруднику выдадут больничный, п. 3 ч. 1 ст. 5 Закона об обязательном социальном страховании.

До того, как сотрудник представит вам больничный, в табеле ставьте «НН». Когда принесет листок нетрудоспособности, скорректируйте табель и начислите пособие по карантину.

Если ребенку больше семи лет и закрыли школу, больничный не дадут. Чтобы осуществлять уход за ребенком, сотрудник может написать заявление на ежегодный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.

Если сотрудник не хочет терять в деньгах и готов работать из дома, предложите ему временно оформить удаленку или поработать по гражданско-правовому договору. Власти регионов просят работодателей по возможности предоставлять сотрудникам с маленькими детьми удаленную работу.

Сотрудник нарушил режим самоизоляции и пришел на работу

Что случилось. Гражданин, который вернулся из страны с высоким риском заражения коронавирусом, или проживающий с ним член семьи, не соблюдает режим самоизоляции и пришел в компанию, так как должен продолжать работать на нерабочей неделе. В Москве режим самоизоляции нарушил пожилой сотрудник или сотрудник, страдающий хроническим заболеванием, в период с 26 марта по 14 апреля.

Какие документы оформить и как оплатить. Если у вас пропускная система, временно блокируйте сотрудникам пропуска на период их самоизоляции. Так проще всего добиться, чтобы сотрудник не появлялся на территории компании.

Если пропуск нельзя заблокировать и сотрудник пришел в офис, составьте акт и издайте приказ о том, что не допускаете сотрудника на рабочее место.

Разъясните сотруднику, что он обязан самоизолироваться на две недели и на это время может оформить больничный, даже если здоров.

Предупредите об ответственности за нарушение режима изоляции. Так как коронавирусную инфекцию внесли в список заболеваний, представляющих угрозу жизни и здоровью, если нарушение карантина привело к массовому заражению людей, сотруднику грозит штраф до 80 000 руб., до 360 часов обязательных работ или ограничение свободы до года. Если по его вине кто-то заразится и умрет, сотрудника могут лишить свободы сроком до пяти лет за нарушение санитарно-эпидемиологических правил, ст. 236 УК.

Предложите один из вариантов удаленной работы из дома, если заинтересованы в этом, и отправьте сотрудника домой.

Сотрудник пришел на работу с температурой

Что случилось. Во время проверки температуры на рабочих местах у сотрудника зафиксировали высокую температуру.

Какие документы оформить и как оплатить. Если у работника высокая температура и признаки инфекционного заболевания, отстраните его от нахождения на рабочем месте. Такие рекомендации дает Роспотребнадзор, письмо от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27.

Компания, которая находится на территории Москвы, обязана отстранить или не допускать на рабочее место сотрудника с повышенной температурой, даже если у него нет признаков инфекционного заболевания, п. 5.1 Указа мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ. Региональные власти могут установить другие правила в этой ситуации.

Составьте акт, зафиксируйте в нем факт повышенной температуры у сотрудника. Издайте приказ об отстранении его от нахождения на рабочем месте. Доставьте сотрудника к месту жительства и проконтролируйте, чтобы он вызвал врача на дом ст. 223 ТК. Попросите периодически сообщать о самочувствии непосредственному руководителю.

Как будете оплачивать этот день, зависит от того, когда выяснили, что у сотрудника высокая температура, а также от того, с какой даты ему оформят больничный. Одновременно выплачивать зарплату и пособие нельзя.

Если сотрудник частично отработал день и скажет об этом врачу, больничный выдадут со следующего календарного дня. В этой ситуации оплатите фактически отработанные часы, а со следующего дня ставьте в табеле отметку «Б» и выплачивайте пособие.

Если больничный оформят в день, когда освободили сотрудника от нахождения на рабочем месте, нужно будет выбрать, что платить в этот день: зарплату за отработанное время или пособие. Можете посчитать, какой вариант выгоднее сотруднику, его и предложите.

На карантин уходит вся компания

Что случилось. В связи с угрозой распространения коронавируса руководитель решил ввести в компании карантин и отправить сотрудников на удаленную работу. Тому, кто не может трудиться удаленно, объявить простой.

Правила, о которых мы говорим в этой части статьи, не рспространяются на нерабочую неделю с 30 марта по 3 апреля, которую объявил Президент, Указ № 206. На этот период всех сотрудников освобождают от нахождения на рабочем месте с сохранением заработка. Те, кто трудятся на удаленке или в компаниях в эти дни, также получают одинарную оплатую После 3 апреля ситуация будет развиваться в зависимости от решений региональных властей. Так, Президент объявил нерабочие дни по 3 апреля включительно, а мэр Москвы объявил о необходимости гражданам находиться дома и не ходить на работу с 30 марта, но окончание периода не определил. Как оформить нерабочую неделю по Указу Президента читайте в этой статье.

Какие документы оформить и как оплатить. Оформить именно «карантин» нельзя. У руководителя компании таких полномочий нет. Карантин вводят Правительство РФ, региональные власти или органы местного самоуправления, ст. 31 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ.

Работодатель может последовать рекомендациям ВОЗ, правительства РФ и региональных властей и «по возможности предоставить сотрудникам удаленную работу».

Как перевести сотрудников на удаленную работу 

Минтруд разместил на официальном сайте памятку для работодателей. В разделе о том, как перевести сотрудников на удаленку, ведомство не указало дополнительные соглашения к трудовым договорам. Мы добавили их в процедуру, которую рекомендует Минтруд. Несмотря на то, что такая работа временная, с сотрудниками нужно письменно договориться обо всех условиях. Приказа о переводе на удаленку недостаточно.  

Процедура перевода на удаленную работу части сотрудников 

1. Составьте список сотрудников, которые могут работать удаленно. Сообщите им о переходе на такой формат работы в связи с профилактикой распространения коронавируса.

2. Заключите с каждым сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. Определите:
— срок, в течение которого сотрудник будет работать из дома;
— перечень обязанностей, которые сотрудник будет выполнять;
— как он будет взаимодействовать с непосредственным руководителем и участвовать в совещаниях;
— время, когда сотрудник должен быть на связи;
— как он должен отчитываться о проделанной работе;
— какое оборудование и программной обеспечение будет использовать;
— какие документы сможет подписывать сотрудник от имени компании, если у него есть электронная подпись, как и когда подпишет документы как сотрудник компании, если электронной подписи нет;
— компенсацию, которую заплатите ему за использование личного имущества в рабочих целях и т. д. 

3. Издайте приказ об удаленной работе на основании всех заключенных дополнительных соглашений.

В табели дни удаленной работы лучше отмечать специальным кодом, например «УР». Зарплату за это время платите в полном объеме.

Нельзя перевести на удаленку сотрудников, характер работы которых не позволяет работать из дома. Если будете отправлять их в отпуска без сохранения зарплаты или заставлять писать заявления на оплачиваемый отпуск, - нарушите Трудовой кодекс. Но и платить зарплату сотрудникам, которые не могут работать удаленно в период карантина всей компании, не нужно.

Для таких сотрудников объявите простой. Период простоя может быть таким же, как и для удаленной работы: «до введения режима повседневной деятельности».

Как ввести простой для отдельных сотрудников компании

Желание руководителя изолировать сотрудников из-за коронавируса без официального объявления карантина в регионе не является основанием для простоя. Сотрудники теряют часть заработка, могут жаловаться в ГИТ или прокуратуру либо обращаться в суд. Поэтому обосновывайте простой организационными причинами.

Издайте приказ о продолжительности простоя и его оплате. По общему правилу в период простоя сотрудники должны находиться на рабочих местах. Поэтому в приказе укажите, что их не должно быть на работе в период простоя.

Если сотрудник откажется под подпись ознакомиться с приказом о простое, составьте акт.

В табеле учета рабочего времени ставьте «НП», платите сотрудникам в этот период две трети заработка, ч. 2 ст. 157 ТК.