Новое уведомление: когда направить в МВД
заплатите, если не уведомите МВД об убытии иностранного работника
МВД ждет от вас уведомление по новой форме. Вовремя сообщайте в миграционное подразделение об убытии иностранных сотрудников из места пребывания. Иначе компании грозит штраф до 500 тыс. руб.
Узнайте, как заполнить форму, чтобы не придрались миграционные органы. Расскажем о ситуации, в которой закон не требует уведомлять госорганы, но мы рекомендуем это сделать.
Минтруд утвердил новый список профессий иностранцев, принимать которых можно вне квоты на выдачу разрешений работать в России, приказ от 05.07.2019 № 490н. Добавили семь профессий, например, инженер по расчету режимов. Исключили пять профессий: инженер по качеству, менеджер в общественном питании и гостиничном обслуживании, метрдотель, переводчик технической литературы, шеф-повар.
C 9 сентября уведомлять МВД о трудовой деятельности иностранцев вы должны по новым формам, приказ МВД от 04.06.2019 № 363. Сведения, которые подаете в МВД, остались прежние.
По новой форме, например, составляйте уведомление о заключении или расторжении трудового договора с иностранцем. Срок не изменился: три рабочих дня с момента приема или увольнения работника, ч. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ об иностранцах.
Если направите уведомление позже или по старой форме, компанию оштрафуют от 400 тыс. до 800 тыс. руб. или приостановят деятельность на срок от 14 до 90 суток, ч. 3 ст. 18.15 КоАП. В Москве и Санкт-Петербурге штраф выше – от 400 тыс. до 1 млн руб., ч. 4 ст. 18.15 КоАП.
Обратите внимание: штраф выпишут за каждого работника, по которому не направили уведомлении. Если в вашей компании много иностранцев, сумма штрафа может быть очень большой.
Так, одна московская компания уже заплатила за ошибку 31 млн руб. Проверяющий выписал штраф за 77 иностранцев, за остальных 75 приостановил деятельность компании на 90 суток. Оспорить наказание в суде компании не удалось, постановление Верховного Суда РФ от 12.08.2019 № 5-АД19-152 – № 5-АД19-166.
Следите, что направляете все уведомления в МВД по иностранцам по новым формам и точно в срок.
Еще одно важное изменение. В Приморском крае ввели запрет на труд иностранных граждан, которые работают по патенту в сфере транспорта. Распоряжение уже подписал глава региона. С 2020 года иностранцы не смогут работать водителями городских и пригородных автобусов, трамваев, троллейбусов, такси. Исключение: водители арендованных автобусов, которые работают по туристическим и экскурсионным маршрутам.
Когда уведомлять
Уведомление об убытии иностранца направляйте в МВД, если ваша компания для него принимающая сторона. С 10 августа 2018 года такое уведомление — новое основание для снятия иностранца с миграционного учета, п. 5 ч. 1 ст. 23 Закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ о миграционном учете, Закон от 29.07.2018 № 257-ФЗ.
Уведомить МВД об убытии иностранца, который работает в компании вахтовым методом, вы должны в течение семи рабочих дней со дня, когда сотрудник уехал из места пребывания, п. 45.1 Порядка, утв. постановлением Правительства от 15.01.2007 № 9. Забудете либо нарушите срок — компании грозит штраф от 400 до 500 тыс. руб., ч. 4 ст. 18.9 КоАП.
Если иностранцы вашей компании не работают на вахте, уведомлять МВД об убытии вы не обязаны. Но вы можете это сделать, если хотите, чтобы иностранца сняли с учета из помещения вашей компании.
Когда увольняете иностранца, для которого были принимающей стороной, направляйте в МВД не только уведомление о расторжении с ним трудового договора, но и об убытии из места пребывания. Также рекомендуем поступать, если иностранец пропал — длительное время не выходит на связь и фактически не проживает в месте пребывания.
Если иностранец не уедет из страны и не встанет на учет по новому месту пребывания, МВД будет считать, что он пребывает по тому адресу, где вы поставили его на учет. Если выяснят, что это не так, компанию могут оштрафовать, так как иностранец проживает не по месту учета.
Уведомление об убытии не направляйте, если иностранец выехал из страны, умер, его признали безвестно отсутствующим и в других случаях, которые Закон о миграционном учете перечисляет в пп. 1–4 ч. 1 ст. 23.
Чтобы иностранца сняли с миграционного учета, направьте в территориальное отделение МВД уведомление. Новая форма действует с 28 июля 2019 года приказ МВД от 18.03.2019 № 142
Как заполнять новую форму
Заполняйте уведомление по требованиям, которые утвердило МВД, приказ от 18.03.2019 № 142.
Уведомление об убытии иностранного гражданина из места пребывания
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
В уведомлении укажите сведения о лице, которого будете снимать с учета, о принимающей стороне и месте пребывания, из которого иностранец убыл.
Сведения об иностранце включают: фамилию, имя, отчество, дату рождения и дату убытия из места пребывания.
Вносите в форму информацию о работнике в именительном падеже на основании паспорта или иного документа, который удостоверяет его личность. Если у иностранца нет имени, обязательно укажите фамилию, а если нет фамилии — укажите имя.
Дату рождения и убытия из места пребывания пишите полностью арабскими цифрами: число и месяц — двумя, а год — четырьмя. Чтобы не ошибиться, дату убытия из места пребывания возьмите из табеля учета рабочего времени.
В разделе «Сведения о принимающей стороне» укажите фамилию, имя и отчество представителя компании, его паспортные данные и номер телефона. Обычно интересы работодателя в таких случаях представляет кадровик, который работает с мигрантами.
На оборотной стороне укажите полное наименование компании, ИНН, адрес и реквизиты документа, который подтверждает полномочия представителя.
Если документ, который удостоверяет личность представителя работодателя, и документ, который подтверждает его полномочия, не имеют срока действия, в строке «Срок действия до:» напишите «Бессрочный».
В разделе «Сведения о месте пребывания» укажите адрес, по которому ставили иностранца на учет по месту пребывания, когда принимали его на работу.
Все сведения вносите разборчиво, заглавными печатными буквами и цифрами на русском языке.
Ошибетесь — возьмите новый бланк формы и заново его заполните. Исправлять, зачеркивать, использовать корректирующие записи нельзя.
Когда заполните все строки формы, подпишите уведомление и поставьте печать, если есть. Иногда надо заполнить два экземпляра уведомления.
Как направлять
Уведомление об убытии направляйте в тот территориальный орган МВД, в котором иностранец стоит на учете. Уведомить можете лично, по почте или через МФЦ, ч. 2.2 ст. 23 Закона о миграционном учете, пп. 1, 4 Порядка, утв. приказом МВД от 18.03.2019 № 142. В последних двух случаях уведомление придется заполнить в двух экземплярах. Один из них будет храниться в течение одного года на почте или в МФЦ, п. 2 приказа МВД от 18.03.2019 № 142.
В многофункциональный центр уведомление можете направить в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае в МВД информация об убытии иностранца поступит в течение одного рабочего дня в рамках межведомственного взаимодействия либо единой информационно-технологической инфраструктуры госсистемы.
Независимо от способа подачи уведомления представитель компании обязан предъявить документ, который удостоверяет его личность, а также доверенность или иной документ, который подтверждает его полномочия. Должностное лицо, которое будет принимать уведомление, проверит, правильно ли вы его заполнили, поставит на документе свою подпись, должность, расшифровку подписи и дату, когда принял уведомление.
В течение трех рабочих дней МВД снимет иностранца с учета и внесет эту информацию в государственную инфосистему миграционного учета, п. 40 Порядка, утв. постановлением Правительства от 15.01.2007 № 9.
за правильный ответ
Как безопасно решить семь вечных проблем кадровиков. Ответы Валентины Андреевой
19 июля на прямой линии «Справочника кадровика» пять тысяч ваших коллег задали свои вопросы Валентине Ивановне Андреевой. Чаще всего звучали семь проблем, решения для которых неочевидны, так как закон ответа не дает.
Мы решили, что эти вопросы не должны остаться в рамках прямой линии и еще раз поговорили с Валентиной Ивановной. Читайте, как безопасно для компании и комфортно для сотрудников решить семь вечных проблем кадровиков, а каким советам следовать не стоит.
Остались вопросы? Уточните на поле
и получите ответ Валентины Ивановны
Что делать с потерявшимися сотрудниками
Редакция: Валентина Ивановна, подскажите, пожалуйста, что делать: сотрудник пропал, не видели его на работе уже два месяца. На звонки не отвечает, письменные уведомления не получает. Можно уволить за прогул?
Валентина Андреева: Пока не выясните, почему работник отсутствует, увольнять нельзя. Вы не знаете, есть у работника уважительные причины или нет. Может, он не прогуливает, но не может вам сообщить, почему не ходит на работу. Например, лежит в больнице в тяжелом состоянии.
Если уволите за прогул без объяснений сотрудника — нарушите процедуру. Суд восстановит его на работе и заставит выплатить средний заработок за все время вынужденного прогула.
— Как тогда работать? Сотрудник пропал, может, на несколько лет, но его работу кто-то должен делать…
— Можно ввести в штатное расписание вторую единицу по должности, принять работника. Если директор будет против, объясните ему, что затраты на оплату труда не увеличатся. Прогульщику же вы за время отсутствия не платите.
— А что делать с новым работником, если старый вернется? Уволить-то его не за что.
— Если это проблема, то можно сделать по-другому. Принимайте человека по срочному договору и увольняйте его, когда «потеряшка» явится на работу. Только дополните свои ПВТР или другой локальный акт правилом, что на время отсутствия по невыясненным обстоятельствам сохраняете за сотрудниками место работы, абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК.
ПВТР с условием, что сохраняете место работы за теми, кто отсутствует по невыясненным обстоятельствам
ПВТР с условием, что сохраняете место работы за теми, кто отсутствует по невыясненным обстоятельствам,
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
По закону вы не обязаны сохранять место работы за тем, кто отсутствует по неизвестным причинам. Но если пропишете гарантию в локальном акте, сможете брать сотрудников по срочному договору.
— А если не стали ждать и все же уволили сотрудника за прогул. Можно это исправить?
— Если все же оформили увольнение, а человек пришел и объяснил причины отсутствия, восстанавливайте его на работе. Не советую ждать, когда он пойдет в суд. Восстановите его сами — оплатите только, например, больничный. В суде придется оплатить судебные расходы, вынужденный прогул, выплачивать компенсацию морального вреда, если он потребует.
Блиц-вопросы о прогульщиках
1. Можно уволить пропавшего работника, если компания ликвидируется?
Да, но не за прогул, а в связи с ликвидацией компании, по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК.
2. Можно обратиться в суд, чтобы признать работника безвестно отсутствующим?
Да, если докажете, что по месту жительства работника больше года никто не знает, где он.
3. Можно перестать платить за ДМС и мобильную связь пропавшего работника?
Да, если пропишете такое правило в ПВТР или другом локальном нормативном акте.
Как уволить тех, кто постоянно болеет
— Валентина Ивановна, у наших читателей есть сотрудники, которых на работе не видят. Они постоянно на больничных, а работать некому. Можно таких как-то уволить?
Как можно делать,
но никто об этих способах
не помнит
1. Уволить работника, который постоянно болеет по соглашению сторон
2. Уволить его за прогул, если больничные фальшивые или закрывают не все дни отсутствия
3. Уволить его по медзаключению, если нужен перевод, а вакансий нет
— За то, что работники часто сидят на больничных, уволить их, конечно, нельзя.
По закону сможете расстаться с работником, которому по медзаключению нужен постоянный перевод или на срок больше четырех месяцев, ч. 3 ст. 73 ТК. Уволите его по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК, если нет подходящей работы или он откажется от перевода. Еще одно основание можно применить, если медкомиссия признала работника полностью нетрудоспособным, п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК.
Специально направить сотрудника на медкомиссию, чтобы проверить состояние здоровья, вы не можете. Сам работник эту информацию может вам и не сообщить.
А вот даты, на которые были больничные, проверьте. Если хоть один рабочий день листок нетрудоспособности не закрывает, может получится уволить за прогул?
— А вдруг он не болеет на самом деле? Больничные просто купил где-то, чтобы не работать.
— Если не уверены в документах, внимательно их проверяйте, прежде чем оплачивать. Фонд социального страхования не возместит расходы, если больничный поддельный.
Узнать, что медучреждение выдало больничный, вы можете в реестре ФСС, в котором Фонд дает номера похищенных или утерянных бланков. Но реестр обновляют медленно. Чтобы наверняка, запросите информацию в местном отделении ФСС. Электронные больничные вообще проверить просто — в системе «Соцстрах».
Выясните, что листки нетрудоспособности поддельные, — увольняйте за прогул. Вот только проверьте сроки. Наказать за проступок можно в течение полугода, после того как работник его совершил. Отпуск и болезнь в этот период не войдут.
— Допустим, больничные подлинные… Совсем ничего нельзя сделать? А если предложить по собственному?
— Принуждать уволиться, конечно, нельзя. И суд восстановит, если сотрудник докажет принуждение. Попробуйте договориться по соглашению сторон с выплатой компенсации. Кроме того, можете сократить его должность. Недостаток способа в том, что уволить работника вы вправе, только если не можете никуда перевести или он сам отказывается от перевода.
БЛИЦ-вопросы о больничных
1. Нужно оплачивать больничный, если работник взял его во время отпуска за свой счет?
Да, но только со дня, когда работник должен был выйти из отпуска, до дня, когда его выписали.
2. Можно наказать работника, который сразу после болезни не принес больничный?
Да, если установите в ПВТР срок, в течение которого работник должен его предъявить.
3. Нужно платить работнику пособие, если в больничном ошибка?
Да, выплатите пособие в течение 10 дней, потом придется судиться с ФСС.
Ответьте на вопросы и узнаете, можно ли уволить того, кто постоянно болеет, и по какому основанию.
Что делать, если на одной должности несколько декретниц
— Валентина Ивановна, в каждой третьей компании случается такое. Основной работник уходит в отпуск по уходу за ребенком, берут замену по срочному договору. И новая сотрудница тоже уходит в декрет. Как в этой ситуации оформить третьего работника?
— Всегда хочу ответить: брать мужчину. Но если серьезно, срок договора нужно привязывать к периоду отсутствия основного работника.
Если сотрудник уже третий в цепочке, то в договоре надо это указать. Так и пишите: договор заключаете на время отсутствия основного работника, который находится в отпуске по уходу за ребенком, а также на период отсутствия замещающего ее второго работника, которая находится в отпуске по беременности и родам. Уточните, что прекратите трудовые отношения, как только первая или вторая сотрудница прервет отпуск и выйдет на работу. Никогда не указывайте дату окончания договора как даты окончания отпусков. Сотрудницы могут выйти из них в любое время.
Нужный трудовой договор
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
ЛИСТАЙТЕ, чтобы просмотреть все варианты
— А если уже указали конкретную дату в договоре?
— Тут надо уточнить, как это сделали. Указали в договоре только дату окончания срока? Или написали ее вместе с условием, что приняли работника на период отсутствия основного. Если указали только дату, а основной сотрудник выйдет раньше, уволить в связи с истечением срока не получится. Придется договариваться с временным сотрудником или об увольнении по соглашению сторон или о переводе на другую работу.
Лучше вариант, если условие указали. Уволить временного работника сможете. По закону срочный договор, который заключили на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, расторгается, когда выходит постоянный работник. Что плохо — временный сотрудник может с этим не согласиться и оспаривать увольнение в суде. Вряд ли выиграет, но компания потратит на разбирательства время и деньги.
Не переводите основного сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком, если взяли на его место работника по срочному трудовому договору. Иначе условие о срочном характере договора замещающего сотрудника утратит силу и договор с ним станет бессрочным. Так считает Минтруд, письмо от 14.08.2019 № 14-2/В-643.
Если все же хотите перевести декретницу на другую должность и она на это согласна, действуйте по такой схеме:
Шаг 1. Работница прерывает отпуск по уходу за ребенком.
Шаг 2. Работодатель:
– увольняет сотрудника, который замещал декретницу;
– оформляет перевод декретницы.
Шаг 3. Работница возобновляет отпуск по уходу за ребенком.
Шаг 4. Работодатель заключает срочный трудовой договор с замещающим сотрудником по новой должности.
— А что делать, если первым выйдет основной работник, а вторая все еще будет в отпуске по беременности и родам или уже в отпуске по уходу за ребенком?
— В отпуске по уходу за ребенком увольняйте по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК. Увольнять ее нельзя только по инициативе работодателя. Процедура будет особенной, сотрудницы же нет в офисе. Поэтому, после того как издадите приказ об увольнении, уведомите ее об увольнении, сообщите, что она должна прийти за трудовой книжкой или написать, что согласна получить ее по почте.
Если вторая сотрудница в декретном отпуске и уже родила ребенка, прекращайте договор точно так же. А вот если она еще не родила, то уволить ее можете, только если не можете перевести на другую работу. Закон не делает исключений для тех, кто уже фактически не работает.
Предлагайте перевод или уведомите о том, что вакансий нет, ч. 3 ст. 261 ТК. Если их нет или работница на них не согласна, увольняйте по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК. Если вакансии есть и сотрудница согласна на перевод, заключите допсоглашение к трудовому договору и переводите ее на другую должность до окончания беременности. Когда она родит ребенка, уволите по тому же основанию.
— А увольнять надо накануне выхода основного сотрудника или день в день?
— Увольняют временных работников всегда в день выхода основных. Во-первых, сотрудники пока что не обязаны предупреждать о своем выходе из отпуска, поэтому вы заранее не знаете, что работница выйдет из декрета. Во-вторых, основание увольнения — это выход на работу. Накануне основания нет.
Остались вопросы? Уточните на поле
и получите ответ Валентины Ивановны
Что делать, если работник не соответствует профстандарту
— Валентина Ивановна, наши читатели беспокоятся, что у сотрудников нет образования, которого требует профстандарт. Что надо делать в этом случае?
— Что делать, зависит от профстандарта. Если профстандарт обязательный, а у сотрудника нет нужного образования, направляйте на обучение. Учиться сотрудник будет за счет компании и только, если согласится. Заставить его получить образование не сможете. Но можете объяснить: надо учиться, чтобы подтвердить, что квалификация соответствует требованиям обязательного профстандарта.
Не забывайте и о тех сотрудниках, которые не могут работать, если периодически не учатся. В этих случаях компания обязана проводить профобучение или обеспечить сотруднику дополнительное профессиональное образование, ч. 4 ст. 196 ТК. Например, работники организаций по добыче угля, которые руководят горными и взрывными работами, должны проходить обучение каждые пять лет.
Если сотрудник не соответствует профстандарту, который по закону не обязательный, обучать его компания не обязана. Руководитель сам определяет, нужно направлять сотрудников на обучение или нет, ч. 1 ст. 196 ТК.
— А уволить работника, если он не соответствует профстандарту, можно?
— Можно, если квалификация сотрудника не соответствует требованиям обязательного профстандарта. Но специального основания увольнения для такого случая в законе нет.
Единственный законный способ: провести аттестацию. Комиссия подтвердит, что квалификация сотрудника недостаточна для его должности, п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК.
Должна ли квалификация работника соответствовать требованиям профстандарта
Шпаргалку «Нужно ли учитывать требования профстандарта по должности»
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Чтобы сотрудник не обжаловал увольнение, убедитесь, что есть все документы, процедуру аттестации провели законно и не только для одного работника, а комиссия приняла объективное решение. Уволить сможете, только если сотрудник из-за недостаточной квалификации не справлялся с работой. Если много лет успешно работал и справлялся с обязанностями, уволить его за то, что не соответствует профстандарту, нельзя.
Что делать, если работники не ходят в отпуск
— Валентина Ивановна, чем плохо для компании, если работники не ходят в отпуск?
— Работники не хотят, потому что нечем заняться в отпуске или нужны деньги. Но они, за то что не ходят в отпуск, не отвечают. А вот работодатель обязан предоставить отпуск каждый год. Полный, по графику. Перенести отпуск можно только в исключительных случаях и надо обязательно предоставить его в следующем рабочем году, ч. 4 ст. 124 ТК.
Есть сотрудники, которым вообще нельзя перенести отпуск, они должны использовать его полностью и каждый год.
За все нарушения и долги по отпускам будет отвечать компания, а не работники. Ссылаться на то, что «они сами не хотят», в споре с инспектором или в суде не поможет.
Что изменится в правилах по отпускам
Работники будут уходить в отпуск по новым правилам. Передавать работодателю заявление на отпуск они смогут не только лично или по почте, но и в электронном виде. Такой проект сейчас рассматривает Госдума. Принять поправки планируют до 1 января.
Порядок обмена документами в электронном виде нужно будет прописать в коллективном договоре, соглашении, локальном акте или трудовом договоре. Учтите: даже если включите в трудовой договор возможность писать электронные заявления, сотрудник в любой момент может вернуться к привычным заявлениям на бумаге. После того как получите заявление об отказе, придется внести изменения в договор и с этого момента все документы отправлять работнику только в письменном виде.
— Что же делать, заставлять? Проблемы с ГИТ, конечно, никому не нужны.
— Да, именно заставлять. График отпусков — документ, обязательный и для вас, и для сотрудников. И, кстати, когда вы его утверждаете, закон не требует учитывать мнение работников.
Поэтому: утвердили график, ознакомили под подпись. Кто-то отказывается знакомиться или не согласен с датами? Составляйте акт. Подходит время отпуска — не позднее чем за две недели письменно уведомите о нем работника. Выплатите ему отпускные, за четыре дня до отпуска, письмо Роструда от 06.06.2018 № ТЗ/3646-6-1.
Если все это сделаете, сотрудник не сможет требовать перенести отпуск на другие даты или не уйти в отпуск, ч. 2 ст. 124 ТК.
— А если все сделали, а работники приходят на работу?
— Не пускайте, блокируйте электронные пропуска. Запретите сотрудникам находиться на рабочем месте во время отпуска или выполнять обязанности из дома. Пропишите запрет в ПВТР или другом локальном акте. Там же укажите, что на время отпуска электронный пропуск работать не будет, а охрана может не впустить сотрудника в здание.
ПВТР с условием, что сотрудник не может приходить на работу во время отпуска
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
ПВТР с условием, что сотрудник не может приходить на работу во время отпуска
— Можем наказать сотрудника, если все-таки придет на работу во время отпуска?
Акт о том, что сотрудник вышел на работу во время отпуска
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
— Да, можете. График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя ч. 2 ст. 123 ТК Если отправили сотрудника в отпуск, а он все равно вышел на работу, составьте об этом акт. Затем письменно требуйте объяснить причины такого поведения. После того как получите объяснительную или составите акт, сможете объявить сотруднику замечание или выговор.
Что делать, чтобы постоянно не увольнять и не принимать на работу директора
— Валентина Ивановна, директора на срочных договорах, работают годами. Но каждые три года, а то и каждый год, приходится их увольнять и снова принимать. Как-то можно этого избежать?
— Избежать процедур увольнения и приема на работу не получится, пока закон не разрешит продлевать срок договора с руководителем. Сейчас такой возможности нет. Не прекращать договор нельзя — нарушите процедуру, а ГИТ оштрафует компанию.
Остались вопросы? Уточните на поле
и получите ответ Валентины Ивановны
— Можно тогда хотя бы не полностью процедуру увольнения выполнять? Например не вносить записи в трудовую книжку?
— Не советую. Когда вы нарушаете процедуру увольнения, неважно по какой причине, вы нарушаете закон. После того как учредители приняли решение о прекращении полномочий и снова назначили директора на должность, издавайте приказ, вносите запись в трудовую книжку и выдавайте ее директору.
Если не выдадите ему трудовую книжку в последний день работы, нарушите закон. Неважно, что на следующий день вы снова ее примете и внесете запись о назначении на должность.
Как нельзя делать, но все делают
1. Продлевать срок трудового договора директора допсоглашением
2. Не выполнять процедуру увольнения полностью: не вносить запись в трудовую книжку и не выдавать ее директору
3. Не проводить директору обязательные инструктажи при приеме на работу
Процедуру приема на работу тоже не рекомендую сокращать. Проводите в том числе инструктажи по охране труда, по пожарной безопасности и по гражданской обороне. Не давайте ГИТ даже формальных поводов для штрафа.
Это непросто, и первые лица компаний обычно возмущаются, что приходится каждый раз проходить полные процедуры. Но если учредители не готовы заключить с ним бессрочный договор или хотя бы установить максимальный срок, кадровикам приходится выполнять все, что требует закон.
Как продлить срок полномочий директора
Как правильно подписывать документы за директора
— Валентина Ивановна, директор поручил начальнику отдела кадров подписывать кадровые документы. Как это делать? Оставить в подписи должность директора или указывать «и. о. директора»?
— Ни то, ни другое. Как только кадровик получает полномочия, в подписи он указывает свою должность по штатному расписанию. В нашем примере это «начальник отдела кадров». Должности «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» в штатном расписании нет.
Подписывать документы, если в подписи стоит «директор» тоже нельзя. Сотрудник в реквизите «Подпись» должен указывать свою настоящую должность.
— Может, что-то надо поменять в документах?
— Да, чтобы не путаться, измените шаблоны трудовых договоров, допсоглашений, кадровых приказов, других документов, которые директор поручил подписывать другому сотруднику.
В шаблоне трудового договора не забудьте поменять еще и сведения о представителе работодателя и основание, в силу которого он подписывает договор. В преамбуле укажите должность кадровика и реквизиты допсоглашения к его трудовому договору, в котором прописали новые обязанности.
В шаблонах приказов измените наименование должности в реквизите «Подпись». Вместо директора укажите должность начальника отдела кадров.
Документы
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
ЛИСТАЙТЕ, чтобы посмотреть допсоглашение
— Что будет, если все же подписывают документы за директора или указывают исполнение обязанностей?
— Ошибки в реквизите «Подпись» могут привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы. Особенно, если должность и расшифровка будет стоять директора, а подпись кадровика.
Если в подписи указываете «и. о." или «исполняющий обязанности», то будут вопросы. Были ли у подписавшего документ на это полномочия. Будут споры с работниками и проверяющими. Например, уволенный сотрудник может решить, что приказ о его увольнении подписало неуполномоченное лицо, и попытается восстановится на работе через суд. Дело выиграете, так как документами полномочия подтвердите, но время потратите.
Остались вопросы? Уточните на поле
и получите ответ Валентины Ивановны
— Если уже неправильно составили документ, например, трудовой договор или приказ, ошибку можно исправить?
— Напечатать новый приказ без ошибки или заменить лист в трудовом договоре нельзя, это подлог. Зачеркнуть неправильную должность и указать верную тоже не советую.
По закону компания может внести в трудовой договор только недостающие сведения, а не исправлять их, ч. 3 ст. 57 ТК. Кроме того, если ошибку допустили в трудовом договоре, исправлять ее нужно будет и в экземпляре работника. К тому же, документы с надписями от руки всегда вызывают у проверяющих сомнения, даже если вы заверили исправления печатью.
Самый безопасный способ исправить ошибку в трудовом договоре: оформить дополнительное соглашение. В соглашении укажите, как должен выглядеть раздел с реквизитами и подписями сторон, а также преамбула договора, если и там неправильно указали должность представителя работодателя. Ну и составляйте и подписывайте его уже правильно.
Если допустили ошибку в приказе, отмените его и издайте новый с правильными сведениями.
— Валентина Ивановна, спасибо за ответы.
за правильный ответ
Важные изменения по иностранным сотрудникам