Шесть записей, которые вы напрасно вносите в трудовую книжку. Из‑за каких оштрафуют
Сложно заполнить трудовую книжку и ни разу не ошибиться. Лишняя запись — тоже ошибка, порой грубая. Последствия: споры с работниками, претензии ГИТ и штрафы до 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
А вы сможете определить, какие записи нельзя вносить в трудовую книжку?
Попробуйте :)
Разобрали шесть записей, которые не надо вносить в трудовую книжку. Узнаете, почему они лишние и что делать, если их уже внесли.
Минтруд разработал проект приказа, по которому работодателям будет проще вести и хранить
трудовые книжки. Сейчас проект проходит общественные обсуждения.
Планируют, что работодатели больше не будут скреплять сургучной печатью или пломбировать
книги учета трудовых книжек и бланков трудовой книжки и вкладышей.
Также вы не должны будете знакомить сотрудника под подпись в его личной карточке с
каждой записью, которую внесли в трудовую книжку.
Не надо будет делать записи об общем стаже; при увольнении заверять подписью сотрудника
все записи, которые сделали за время его работы в компании; заполнять новую трудовую
книжку в присутствии работника.
Минтруд признает, что эти требования устарели и от них пора отказаться, чтобы упростить
кадровикам работу с трудовыми книжками.
Минтруд предлагает внести несколько новых правил. Так, сможете договариваться с дистанционными
сотрудниками и делать записи об их работе в трудовых книжках. Заполнять сведения об
образовании можно будет в соответствии с современными нормативными актами об образовании
и т. д.
Временный перевод
Запись о временном переводе на другую работу в трудовую книжку не вносите. Сведения о переводе укажите, только если временный перевод признали постоянным.
Так надо. В трудовую вносите записи о постоянных переводах, ч. 4 ст. 66 ТК, п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Если перевели сотрудника временно, книжку не заполняйте. Неважно, как оформили перевод: по соглашению сторон или по инициативе работодателя, и на какую должность перевели — нижестоящую или вышестоящую.
Как вносить запись о переводе, если временный перевод признали постоянным
Когда переводите сотрудника временно, запись о переводе вносите в раздел III «Прием на работу и перевод на другую работу» личной карточки Т-2. Когда перевод закончится, предоставьте сотруднику его работу, ч. 1 ст. 72.2 ТК.
Запись о временном переводе не вносите в трудовую книжку, даже если переводили сотрудника на год на вышестоящую должность. Желание сотрудника подтвердить стаж такой работы понятно. Но не идите у него на поводу.
Компания отказалась внести запись о временном переводе И. в трудовую книжку.
И. потребовала Верховный суд признать пункты 10, 12 Правил не действующими в той части, которая исключает обязанность работодателя вносить в трудовую книжку сведения о переводе на временную работу. Настаивала, что в трудовую книжку нужно вносить все сведения о работе, в том числе о временной. Иное нарушает трудовые права сотрудников.
Верховный суд с этим не согласился. Пункты 10, 12 Правил не противоречат ТК, прав и законных интересов И. не нарушают.
Апелляционное определение Верховного суда от 30.05.2017 № АПЛ17-146
Объясните сотруднику, что трудовая книжка не единственный документ, которым он может подтвердить стаж работы. Опыт на руководящей должности можно подтвердить допсоглашением к трудовому договору, копиями приказов, личной карточки. По запросу сотрудника сделайте копии этих документов, в том числе трудового договора и допсоглашений к нему, если у сотрудника не сохранились оригиналы, ст. 62 ТК.
При увольнении можете выдать сотруднику рекомендательное письмо или характеристику. Укажите в них период работы на временной должности, качество исполнения этих обязанностей. Оформлять рекомендательные письма или характеристики вы не обязаны. Но есть исключения.
Вы обязаны выдать сотруднику характеристику с места работы, если он хочет заменить военную службу по призыву альтернативной гражданской службой. Характеристика — один из документов, которые он должен приложить к своему заявлению в военкомат, п. 2 ст. 11 Закона от 25.07.2002 № 113-ФЗ об альтернативной гражданской службе.
Если по итогам работы договоритесь, что сотрудник постоянно продолжит работать на временной должности, внесите изменения в его документы. Заключите допсоглашение к трудовому договору, издайте приказ о признании временного перевода постоянным и внесите запись в трудовую книжку.
Дата перевода в этой ситуации — это день, когда сотрудник фактически приступил к работе по новой должности, а не когда временный перевод признали постоянным. Поэтому в графе 3 трудовой книжки укажите дату, с которой работник фактически начал работать в новой должности, а в графе 4 — реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании временного перевода постоянным. У вас есть неделя, чтобы внести в трудовую книжку запись о переводе, п. 10 Правил.
Как исправить, если ошиблись. Если запись о временном переводе в трудовую книжку уже внесли, признайте ее недействительной. В графе 1 напишите порядковый номер, в графе 2 — дату, когда вносите запись, в графе 3 — «Запись за номером… недействительна».
Как исправить ошибку, если в трудовой книжке указали временный перевод
Если временный перевод признали постоянным, в графе 3 признайте запись о временном переводе недействительной. Под этим же порядковым номером внесите запись о переводе на постоянную работу.
Не советуем оставлять запись о временном переводе в трудовой книжке. При проверке инспектор ГИТ обратит на нее внимание. Отвечает за ошибку кадровик, которого назначили ответственным за ведение трудовых книжек, п. 45 Правил.
В трудовой книжке можно переносить слова по слогам. Правила и Инструкция это не запрещают.
Об этом Роструд сообщил на портале Онлайнинспекция.рф.
При этом Роструд напомнил, что записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, перьевой
или гелевой ручкой, ручкой-роллером, в том числе шариковой.
Использовать можно черный, синий или фиолетовый цвета. Сокращать слова запрещается.
Нельзя писать «пр." вместо «приказ», «пер." вместо «переведен».
Незаконное увольнение
Не вносите в трудовую книжку записи, которые не соответствуют тексту приказа об увольнении. Не дополняйте запись об увольнении информацией, которая противоречит Правилам и Инструкции, но может пригодиться будущему работодателю. Трудовая подтверждает только период работы сотрудника в компании. Не используйте ее для выяснения отношений с работником.
Так надо. Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника. Все записи, которые в нее вносите, должны соответствовать тексту приказа. Если неправильно оформите трудовую, у работника могут возникнуть проблемы в ПФР. Под вопросом окажется все время работы в компании. Не допускайте ситуаций, в которых работники должны доказывать свое право на пенсионное обеспечение в суде.
Запись об увольнении вносите в точном соответствии с формулировками ТК со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК, пп. 14–18 Правил, п. 5.2 Инструкции. Нельзя самим формулировать основание увольнения. Такую запись суд признает незаконной.
Гендиректор компании написал в трудовой книжке своего заместителя: «Уволена за воровство в особо крупных размерах вместе с шайкой-лейкой» и заверил ее печатью. Реквизиты приказа, на основании которого внес такую запись, не указал, подпись не поставил. Ц. получила трудовую книжку через курьера, к работе ее не допустили.
Ц. обратилась в суд. Утверждала, что ее уволили без объяснения причин. Требовала признать запись об увольнении недействительной, изменить формулировку основания и дату увольнения, взыскать зарплату за время вынужденного прогула в размере 17 тыс. руб. и компенсацию морального вреда в размере 50 тыс. руб.
Суд признал запись об увольнении недействительной, так как она не соответствует требованиям закона.
Апелляционное определение Московского городского суда от 20.10.2015 № 33–22108/2015
После того как внесете запись об увольнении, подставьте свою подпись и печать, если есть. Дополнительные сведения в трудовую книжку не вносите.
Вносить в трудовую книжку произвольные записи запрещают Правила и Инструкция. Если сотрудник обратится в суд, запись признают незаконной, а вас заставят оформить дубликат, п. 33 Правил.
После записи об увольнении директор компании написал в трудовой книжке сотрудника: «При приеме на работу Лаврова просьба взять рекомендации, так как по нему в следственные органы переданы материалы в связи с подозрением в хищении денег».
Лавров обратился в суд. Требовал признать запись незаконной и выдать дубликат. Запись, которую внесли в его трудовую, противоречит п. 10 Правил, препятствует трудоустройству, порочит честь и деловую репутацию.
Суд удовлетворил требования. Вносить в трудовую книжку рекомендации будущим работодателям нельзя. Запись об увольнении не признается неправильной, а увольнение незаконным. Признать запись недействительной в трудовой книжке не достаточно. Компания обязана выдать сотруднику дубликат трудовой книжки.
Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2016 по делу № 33–9188/2016
Как исправить, если ошиблись. Если внесли в трудовую книжку запись об увольнении, которая не соответствует требованиям ТК, Правил и Инструкции, признайте ее недействительной. Рядом внесите правильную запись об увольнении п. 30 Правил Не дожидайтесь, пока работник через суд обяжет вас это сделать. Это единственный способ, как вы можете самостоятельно исправить ошибку. Основания, чтобы оформить дубликат, у вас нет. Трудовая книжка не испорчена и не потеряна.
Выберите основание увольнения и получите верную запись в трудовой книжке
Выговор
Вносить в трудовую книжку запись о дисциплинарном взыскании нельзя. Исключение: проступок работника стал причиной увольнения, ч. 4 ст. 66 ТК, п. 5 Правил. Подробнее о том, что делать, если увольняете сотрудника за прогул или за то, что появился на работе в состоянии алкогольного опьянения, читайте в этой статье.
Так надо. Выговор или замечание можете внести в раздел Х «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2. В трудовую книжку запись о таком взыскании не вносите. Если так поступите, суд признает ее незаконной.
За неисполнение трудовых обязанностей и нарушение трудовой этики войсковая часть объявила Дроздовой выговор. Запись об этом кадровик внес в трудовую книжку сотрудницы.
Дроздова обратилась в суд. Одно из ее требований: признать запись о взыскании в трудовой книжке недействительной.
Суд удовлетворил требование истицы и потребовал компенсировать моральный вред.
Апелляционное определение Московского городского суда от 02.03.2018 № 33–8759/2018
Как исправить, если ошиблись. Если внесли запись о замечании или выговоре, признайте ее недействительной. Она не повлечет недействительность книжки, но может привести к проблемам с ГИТ и работником.
Неправильную запись не зачеркивайте. В графе 1 поставьте порядковый номер, в графе 2 укажите дату, когда вносите запись, в графе 3 напишите, что запись признаете недействительной, п. 30 Правил.
Стаж до поступления на работу
Когда заводите трудовую книжку сотруднику, который до этого нигде не работал, в разделе «Сведения о работе» не пишите «Стажа до поступления на работу не имел». Это лишняя информация.
Так надо. По общему правилу первой записью должна быть запись о приеме на работу. В графе 3 в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование компании. Под этим заголовком внесите запись о приеме на работу.
До записи о приеме на работу может быть только информация о периоде военной службы и повышении квалификации, профессиональной подготовке или переподготовке, п. 21 Правил.
Если до трудоустройства ваш сотрудник проходил военную службу, служил в органах внутренних дел или таможенных органах, сделайте об этом запись в трудовой книжке. В графе 1 поставьте порядковый номер, в графе 2 — дату, когда заполняете трудовую книжку. В графе 3 напишите о периоде военной службы, например, «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 21.11.2017 по 23.08.2019». В графе 4 укажите реквизиты военного билета или другого документа воинского учета.
Другие записи в трудовую книжку не вносите. Не пишите, что у сотрудника нет стажа работы, не вносите записи о периоде обучения. Сведения об уровне образования вы указываете только в титульном листе трудовой книжки.
Как исправить, если ошиблись. Если уже внесли запись, ничего не делайте. Из-за подобной ошибки у работника не будет проблем с назначением пенсии.
Срок договора
Вносить в трудовую книжку запись о сроке трудового договора не нужно. Правила и Инструкция этого не требуют.
Так надо. Условие о сроке, в течение которого сотрудник будет работать, укажите в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК. В трудовую книжку и личную карточку эту информацию не вносите. Это подтверждает Роструд, письмо от 06.04.2010 № 937-6-1.
Заполняйте трудовую книжку работника по общим правилам, п. 3.1 Инструкции. В записи о приеме на работу укажите информацию о должности и структурном подразделении, в которое приняли сотрудника.
Дополнительную информацию в трудовую книжку не вносите. Это касается не только срока трудового договора, но и сведений об испытании. Исключение: принимаете сотрудника в порядке перевода или избрали сотрудника по конкурсу или на выборную должность, п. 6.1, 6.2 Инструкции.
Как исправить, если ошиблись.Если в трудовую книжку внесли запись о сроке трудового договора, признайте ее недействительной. Под тем же порядковым номером внесите новую запись о приеме на работу. Отменять записи, которые внесли после неверной записи о приеме на работу, не нужно. В графе 1 напишите порядковый номер, в графе 2 — дату, когда исправляете ошибку, в графе 3 — фразу «запись за номером таким-то недействительна», рядом укажите верную запись о приеме на работу. В графе 4 повторите реквизиты приказа о приеме.
Как исправить ошибку, если в трудовой книжке указали срок трудового договора
Не следуйте совету: фразу «Запись за номером таким-то недействительна» и правильный вариант записи нужно указывать под разными порядковыми номерами. Когда исправляете неверную запись, вы не сообщаете о приеме на работу, а лишь вынужденно повторяете внесенную запись, но без ошибок.
Неполное или неоконченное образование
Не вносите в титульный лист запись о неполном или неоконченном образовании. Инструкция в п. 2.1 предусматривает такую возможность, но так делать не советуем. Это лишняя запись.
Почему так. Вносите запись об образовании на основании имеющегося у работника документа об образовании или квалификации.
Аттестат подтверждает, что сотрудник получил основное или среднее общее образование, а диплом — высшее или среднее профессиональное образование.
Если у работника высшее образование, дополнительно укажите его уровень. У высшего образования их четыре: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации — аспирантура/адъюнктура, ординатура, ассистентура-стажировка, ч. 5 ст. 10, подп. «б» п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ об образовании.
Если у сотрудника нет профобразования, не пишите, что у него неполное или неоконченное высшее образование. Оставьте строку «Образование» пустой. Заполните ее, когда сотрудник завершит обучение и получит диплом.
Раньше запись о неполном высшем образовании вносили в титульный лист на основании диплома, а запись о незаконченном высшем образовании — на основании академической справки.
Диплом выдавали студентам, которые успешно окончили только два курса обучения. Дипломы о неполном высшем образовании перестали выдавать с октября 2007-го. Академическую справку независимо от срока обучения стали выдавать всем студентам, которые не завершили обучение. С сентября 2018-го учебные заведения выдают справки об обучении или о периоде обучения по форме, которую сами утвердили, ч. 12 ст. 60 Закона № 273-ФЗ.
Как исправить, если ошиблись. Если запись о неполном или неоконченном образовании внесли, когда оформляли книжку, уничтожьте испорченный бланк и оформите новую трудовую. За бланк заплатит кадровик, который ошибся.
Если ошибку обнаружили позже, исправьте ее. Если в строке «Образование» есть свободное место, через запятую внесите правильные сведения. Неправильную запись не зачеркивайте, п. 2.4 Инструкции.
Как исправить ошибку, если внесли в титульный лист запись о неполном высшем образовании
Как правильно делать в трудовой книжке ссылку на норму ТК: «пункт, часть, статья» или «статья, часть, пункт»
Ссылку на ТК в трудовой книжке делайте от частного к общему, то есть от пункта или
подпункта к статье. Запятые не ставьте.
ТК в ч. 5 ст. 84.1 говорит о том, что ссылаться на ТК в записи об увольнении нужно
в следующем порядке: статья, часть статьи, пункт статьи. Такую же последовательность
содержит п. 18 Правил.
Однако в ТК и Правилах речь идет лишь о степени конкретизации записи об увольнении,
то есть уточняется, до какого уровня следует погрузиться в закон, когда делаете ссылку
на основание увольнения.
О том, в каком порядке следует располагать уровни, ни ТК, ни Правила не разъясняют.
Инструкция приводит примеры записи об увольнении, где ссылка на ТК дается от частного
к общему: от пункта/подпункта к статье. Например, «Уволен по соглашению сторон, пункт
1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В таком порядке
делайте ссылку на норму ТК в трудовых книжках ваших сотрудников.
за правильный ответ
Новые правила, по которым компании будут вести и хранить трудовые книжки