Как исправить ошибки, которые допустили в документах во время пандемии
Разобрались, как исправить ошибки в документах, которые могли допустить в спешке, какие документы нужно дооформить и подписать, а когда придется корректировать табели и графики. Даем инструкцию, как и когда выдать работникам бумажные трудовые книжки, если они написали заявления о переходе на электронные сведения.
Оформить перевод на удаленку и обратно
Перевод на удаленную работу — процедура нетипичная, закон ее никак не регламентирует. Когда ввели нерабочие дни, сориентироваться нужно было быстро. Одни работодатели просили сотрудников написать заявления о переходе на удаленку, другие подписывали допсоглашения.
Если ваша компания не оформила удаленку, а договорилась на «честном слове», то для инспекторов это станет поводом привлечь вас к административной ответственности, ст. 5.27 КоАП. Обратная процедура по возвращению в офис будет зависеть от того, какие документы вы оформили изначально.
Перевели на удаленку приказом. Минтруд давал отдельные рекомендации о том, как правильно перевести на удаленную работу. Они опирались на то, что для этого достаточно приказа по организации, письмо Минтруда от 23.04.2020 № 14–2/10/П-3710. Если вы пошли по первому пути, то следуйте следующему алгоритму.
Шаг 1. Проверьте содержание приказа о переводе на удаленную работу. Документ обязательно должен содержать сведения о том, каких именно работников отправили работать из дома, график работы и способ взаимодействия. Все работники должны быть ознакомлены с приказом под подпись.
Шаг 2. Составьте приказ об отмене удаленного режима работы. Его содержание зависит от формулировок в первом приказе. В нем укажите, с какой даты отменяете удаленный режим работы и возвращаете работников в офис, а также адрес, по которому они будут находиться. Заранее определите списки работников, которые приступят к нормальной работе, если решите вернуть с удаленки не всех или делаете это поэтапно.
В приказе о переводе на удаленный режим работы указали фразу: «Перевести работников АО „Мир“, указанных в Приложении № 1 к настоящему приказу, на удаленный режим работы с 1 апреля 2020 года». Значит, в приказе об отмене удаленного режима работы нужно написать так: «1. Отменить в АО „Мир“ удаленный режим работы. 2. С 3 августа 2020 года сотрудникам, указанным в Приложении № 1 приказа от 30.03.2020 № 85, приступить к работе в офисе по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д. 57».
Как оформить окончание режима удаленной работы приказом
Приказ об окончании удаленной работы
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Шаг 3. Ознакомьте с приказом всех работников под подпись. Пока они работают из дома, документ можно отправить по корпоративной электронной почте или направить уведомление в тексте письма.
Когда работники вернутся, то в первый рабочий день попросите их расписаться об ознакомлении с приказом повторно.
Некоторые компании вместе с приказом о переводе на удаленный режим работы просили работников написать заявление с согласием. Само по себе заявление не влияет на процедуру перевода. Однако если вы оформляли удаленку таким образом и работники писали заявление, то лучше всего сделать это и при выходе с удаленки.
Подписали с работником дополнительное соглашение. Этот способ наиболее верный с юридической точки зрения. Ведь в данном случае изменяли порядок выполнения должностных обязанностей. К таком выводу пришел Роструд. Перевести сотрудника на удаленный режим можно только с его согласия, на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о временном переводе на работу из дома, информация Роструда от 14.05.2020.
При этом нужно определить, каким образом работник будет получать задания и отчитываться за них. Удаленная работа не является основанием для снижения заработной платы в одностороннем порядке.
Если ваша компания заключила с работником допсоглашение, то обратный путь будет зависеть от того, ограничили ли действие удаленного режима работы конкретной датой или событием.
В этом случае действие соглашения охватывает конкретный период, а затем теряет силу. Чтобы вывести работников в офис, достаточно только приказа об отмене удаленного режима работы.
Если в допсоглашении не указали срок окончания удаленки, то потребуется заключить новое дополнительное соглашение. Затем подготовьте приказ об отмене удаленного режима работы и ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись.
Как оформить допсоглашение к трудовому договору об окончании удаленки
Дополнительное соглашение об окончании удаленки
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Если решите выводить работников в офис поэтапно, убедитесь, что их дополнительное соглашение не ограничено сроком действия. Если это так, то заключите с ними новое соглашение о продлении удаленного режима работы.
Выдать работнику трудовую книжку
Работникам, которые написали заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, вы должны выдать бумажные трудовые. Вопрос только в том, когда это нужно сделать. Особенно в период, когда сотрудники находились или продолжают находиться на самоизоляции.
Закон на этот вопрос не отвечает. Указано только то, что кадровик освобождается от ответственности за трудовую книжку в тот момент, когда делает запись в трудовой и отдает ее владельцу.
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Недавно Минтруд разослал третье письмо, в котором чиновники пытаются ответить, в какой срок работодатель должен выдать бумажные трудовые, письмо от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. В нем специалисты ведомства пояснили, что даты приема заявления о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажной трудовой книжки должны совпадать. Также они рекомендуют сотрудникам подавать такие заявления только после того, как получат уведомления от работодателя о возможности перейти на электронные книжки. Напомним, что вы должны уведомить об этом сотрудников до 31 октября.
С учетом такой позиции безопаснее выдавать сотрудникам бумажные книжки в тот же день, когда они приносят вам заявления о переходе на сведения о трудовой деятельности. Сейчас выдайте трудовые книжки всем сотрудникам, которые могли подать такие заявления, пока работали на удаленке.
Если сотрудник принес заявление на получение электронных сведений о трудовой деятельности, сделайте следующее.
Шаг 1. Внесите в трудовую книжку запись о переходе работника на электронные сведения.
Вариант записи 1. Его рекомендует Минтруд, письмо от 12.02.2020 № 14–2/В-150. Ведомство предлагает:
— в графе 1 поставить порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указать дату выдачи трудовой книжки на руки;
— в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделать запись «Подано письменное заявление ФИО о предоставлении ему, ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ;
— в графе 4 поставить дату подачи заявления — число, месяц, год.
Вариант записи 2. Его рекомендует Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф. Он отличается формулировкой записи в третьей графе. Роструд предлагает указывать: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
Какой вариант выбрать, решайте сами. Разъяснения Минтруда и Роструда не имеют силу нормативного правового акта, это всего лишь рекомендации, поэтому вы можете их сократить.
Запись будет последней в трудовой книжке, поэтому заверьте ее подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью компании при ее наличии, письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14–2/В-267.
Шаг 2. Выдайте работнику трудовую книжку.
Чтобы подтвердить, что работник трудовую получил, внесите запись в графу 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формулировку предложил Минтруд: «Выдана на руки на основании письменного заявления ФИО о предоставлении ему, ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14–2/В-260.
Попросите работника после этой записи в графе 13 расписаться в получении трудовой.
Запись в книге учета трудовых книжек, если выдали книжку работнику
Минтруд не учел, что для такой длинной фразы в графе 13 может не хватить места. Поэтому вы можете ее сократить. Не пишите, например, полностью Ф. И. О. работника, сократите ссылки. Если хотите дословно повторить формулировку Минтруда, а места в графе 13 недостаточно, оформите отдельную расписку. В графе 13 укажите ее реквизиты, а сотрудник поставит подпись.
Графу 12 в книге учета не заполняйте. Дата выдачи трудовой в этой графе проставляется только в случае увольнения работника.
Предупредите работника, что ему следует хранить трудовую книжку, так как она сохраняет свою силу и может ему пригодиться, чтобы подтвердить стаж, опыт работы.
Внести изменения в график отпусков
У многих работников из-за противоэпидемических мер сорвались отпуска. Поэтому просили работодателей отменить отпуск по графику и перенести на другое время.
Когда работники вернутся с удаленки, обсудите с ними даты, на которые они планируют отмененный ранее отдых. Попросите их написать заявление и внесите изменения в график отпусков, если не сделали этого сразу. Помните о том, что запрещено не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд, ч. 4 ст. 124 ТК.
Как оформлять перенесение отпусков в графике
Подписать у сотрудников документы, которые направляли по электронной почте
В период, когда работники выполняли обязанности на дому, приказы, допсоглашения, уведомления, сканы локальных актов вы направляли им по корпоративной электронной почте.
Теперь нужно подписать и бумажные документы. Так рекомендовал делать Минтруд в период нерабочих дней, п. 3 дополнений к Рекомендациям в связи с Указом Президента от 25.03.2020 № 206.
Составьте список документов, которые сотрудники должны подписать на бумаге. Это необходимо, чтобы в будущем избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Как ознакомить работника под подпись с бумажным документом
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Когда работник вернется в офис, он поставит фактическую дату, когда его ознакомили с бумажным документом. А почему это произошло позже события, нужно объяснить в документе.
Переписку с работниками в период удаленной работы пока лучше сохранять. Сможете использовать ее в случае спора, чтобы доказать, что вовремя знакомили сотрудников с документами.
Скорректировать табель учета рабочего времени
В отдельных регионах продлевали режим самоизоляции для работников старше 65 лет. Если вы не переводили сотрудников на удаленную работу и не оформляли отпуск, ФСС автоматически оформлял им листки нетрудоспособности. Вы должны были только вовремя подать реестры на пожилых сотрудников в территориальное отделение Фонда.
Больничные не всегда оформляли вовремя, вы не сразу видели верные сведения, которые Фонд вносил автоматически.
Вы рассчитывали, что у сотрудника весь июнь «закрыт» карантинными больничными. Так вас сориентировали в Фонде, и вы проставили в табеле учета рабочего времени коды «Б» с 1 по 28 июня. Только в июле выяснилось, что Фонд решил не оформлять листки нетрудоспособности и не выплачивать пособие за дни с 12 по 14 июня: праздник и два выходных. Также Фонд не оплатил два последних выходных перед окончанием режима самоизоляции для пожилых сотрудников в регионе. После того как увидите актуальные даты, нужно внести корректировку в табель учета рабочего времени. Отметить 12, 13, 14, 27 и 28 июня кодом «В».
Если не заполняли табель, пока сотрудники не принесли больничные, то есть ставили коды «НН», то сейчас нужно поставить в табель за прошедший период подтвержденные коды: «Б» и «В».
Как скорректировать сведения в табеле
