Как я уволила сотрудника, которого не было на работе. Разбор ошибок

В процедуре «заочного» увольнения есть тонкости, о которых забывают даже опытные кадровики. Ваша коллега поделилась историей, когда из-за ошибок при увольнении за прогул компания судилась с бывшим сотрудником. Узнаете, чем закончилось дело и получите рекомендации как действовать, если сотрудник пропал и не появляется на работе.

Что делать, если сотрудник пропал

Как компания уволила пропавшего сотрудника

Весной 2017-го системный администратор Григорьев ушел в отпуск на 20 дней. На работу он должен был выйти 25 мая, но в офисе больше не появился. Сотрудники не выходили на работу и раньше, но все возвращались с объяснениями. В этот раз все пошло не так.

25 мая я позвонила Григорьеву, отправила ему голосовое сообщение и письмо по электронной почте. Сотрудник ни на что не реагировал. В конце этого дня начальник отдела написала докладную, а я составила акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

В табеле начала ставить Григорьеву код «НН». В первую неделю акты составляла ежедневно, после стала актировать его отсутствие раз в неделю.

Надеялись, что сотрудник о себе сообщит или выйдет на работу. Григорьев работал в компании давно. Нареканий к нему не было, и тут такое. Через месяц директор сказал, что ждать больше не будем, и поручил его уволить за прогул.

Я пыталась убедить директора, что так делать нельзя, мы же так и не узнали причину отсутствия. Но директор ответил: «Когда объявится — тогда и будем думать, что делать. А сейчас увольняйте и ищите ему замену».

Я вложила копии актов о невыходе на работу и уведомление с просьбой объяснить причины отсутствия в заказное письмо с уведомлением о вручении. Позвонила Григорьеву, но телефон был отключен. Все просьбы продублировала по СМС и электронке. Убедилась, что суд поддержит этот способ, апелляционное определение Иркутского областного суда от 22.06.2017 по делу № 33–5844/2017.

Через неделю получила уведомление, что заказное письмо адресат не получил, через месяц вернулось само письмо.

Мы расценили это как отказ дать объяснение. В присутствии двух свидетелей я составила акт, в котором написала: сотрудник не вышел на работу и не объяснил причины своего отсутствия. К акту приложила почтовую квитанцию, уведомление о вручении заказного письма и копию уведомления о необходимости дать объяснение.

Когда директор подписал приказ, внесла запись в трудовую книжку и личную карточку. Копию приказа об увольнении, уведомление о необходимости получить трудовую книжку я направила Григорьеву по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Через месяц после увольнения Григорьев объявился. Оказалось, что в последний день отпуска он попал в ДТП и все это время лечился. Сообщить о своем состоянии не мог.

Мы нашли Григорьеву замену. Новый сотрудник справлялся, и мы не хотели с ним расставаться. Держать двух системных администраторов мы не могли себе позволить, дело дошло до суда.

Наши юристы и я пытались доказать суду, что не нарушили процедуру увольнения за прогул. Это Григорьев злоупотребил своим правом. Когда я направила сотруднику письмо с требованием дать письменные объяснения, его уже выписали из больницы. Но он не сообщил о своем состоянии и не получал заказные письма.

Суд закончился не в нашу пользу: Григорьева восстановили на работе. Суд не принял квитанцию об отправке заказного письма в качестве доказательства. Адвокат Григорьева заявил, что достоверно неизвестно, что было в письме. А мы не смогли доказать, что в письме были документы по увольнению.

Что делать, если бывший сотрудник выиграл в суде

Какие выводы сделала компания после неудачи в суде

Компания восстановила Григорьева на работе по решению суда, оплатила судебные расходы, вынужденный прогул и компенсацию морального вреда. Кадровик и юристы собрали все свои ошибки, и сделали выводы.

Вывод 1. Нельзя увольнять за прогул, пока не выяснили причины отсутствия сотрудника. Если у пропавшего была уважительная причина, наказывать его нельзя. В нашей истории сотрудник был в больнице в тяжелом состоянии и не мог предупредить работодателя.

Чтобы выяснить причины любого дисциплинарного проступка, не только прогула, нужно запросить у работника письменное объяснение. Делать это лучше письменно, чтобы у вас было доказательство: вы соблюдали процедуру. В уведомлении объясните сотруднику, что от него ожидаете, в чем обвиняете, и сколько времени у него есть на то, чтобы дать объяснение. Напомним, что это два рабочих дня. Уточните даты в уведомлении.

Если работник откажется взять свой экземпляр уведомления, расписаться в том, что ему вручали документ, при свидетелях прочитайте текст уведомления работнику.

Уведомление с просьбой сообщить причины, по которым сотрудник отсутствует на работе

По закону разыскивать пропавшего сотрудника компания не обязана. Но стоило подстраховаться и предпринять дополнительные меры: съездить к сотруднику домой, обзвонить больницы, написать заявление в полицию.

Вывод 2. Опасно направлять сотруднику документы заказным письмом. В случае спора придется доказывать, что было в письме. Безопаснее направлять сотруднику документы ценным письмом с описью вложения.

Опись документов составляет отправитель. Перед тем как принять письмо, сотрудник почты ее проверяет и заверяет подписью и печатью. Один экземпляр описи прилагают к письму, второй остается у кадровика.

Ценное письмо лучше отправлять с уведомлением о вручении. Если оформить заказное уведомление, по трек-номеру можно отследить его местонахождение. Письмо легко отследить на сайте Почты России по 14-значному почтовому идентификатору. На чеке, который выдают на почте, будет этот номер, адрес отправления и информация об отправителе и получателе.

Чек, извещение о вручении и опись вложения помогут доказать, что компания уведомила сотрудника.

Вывод 3. Пропавшего сотрудника лучше не увольнять, а найти ему замену. На место пропавшего работника можно взять другого сотрудника. Есть два варианта:

• ввести в штатное расписание вторую единицу по должности и заключить бессрочный трудовой договор;
• принять нового сотрудника по срочному трудовому договору.

В первом случае придется внести изменения в штатное расписание. Во втором — дополнить колдоговор, ПВТР, иной локальный акт правилом, что на время отсутствия по невыясненным обстоятельствам за сотрудником сохраняется место работы, абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК. Тогда на этот период можно законно заключить срочный трудовой договор или оформить совмещение.

ПВТР с условием о сохранении за отсутствующим сотрудником места работы

Вывод 4. Лучше сразу восстановить сотрудника на работе, если он объяснил причины отсутствия. Если сразу восстановить сотрудника на работе, потеряете меньше денег. Фактически нужно было бы оплатить только больничный. После суда придется оплатить судебные расходы, вынужденный прогул, компенсацию морального вреда.

Вывод 5. Работодатель может обратиться в суд, чтобы признать сотрудника безвестно отсутствующим. Через год после пропажи сотрудника компания вправе обратиться в суд и потребовать признать его безвестно отсутствующим. Тогда получится прекратить трудовой договор по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Это возможно, если по месту жительства минимум год никто не знает, где он находится, ст. 42 ГК.

Это спорный момент. Но отдельные суды считают, что работодатель — заинтересованное лицо, которое может обращаться в суд с таким требованием, определения Приморского краевого суда от 21.05.2014 № 33–4878/2014, Московского городского суда от 22.12.2017 № 33–53149.

В заявлении нужно указать просьбу признать сотрудника безвестно отсутствующим, чтобы прекратить трудовой договор по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК и перечислить меры, которые приняли, чтобы его найти: звонки, письма, заявление в полицию и т. д.

К заявлению нужно приложить все документы, которые составляли с момента пропажи сотрудника: акты об отсутствии сотрудника на работе; письма, которые отправляли на его почтовый и электронный адреса; ответы, которые получали, в том числе об отсутствии, распечатку телефонных звонков; справку из полиции и другие подтверждающие документы.

Если суд признает сотрудника безвестно отсутствующим, на основании приговора суда нужно издать приказ о прекращении трудового договора и внести запись в трудовую книжку.

Как внести в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, если сотрудника признали безвестно отсутствующим

Дата расторжения трудового договора по этому основанию — это дата вступления в законную силу приговора суда, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК, письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552–6. Увольнять можно только после того, как получите решение суда. Документы придется оформлять позже, чем приговор суда вступит в силу, но как нарушение процедуры увольнения это не расценят.

Есть общие правила, которые позволят уволить сотрудника, которого нет на работе и по другим причинам, и не нарушить процедуру.