Почему компания рискует, когда работает с самозанятыми, и как избежать последствий
Договор подряда с самозанятыми скачайте здесь
О выгодах и опасностях самозанятых в компании — в нашей шпаргалке
Для компаний работа с самозанятыми, которые самостоятельно платят налог на профессиональный доход (НПД), — это возможность сэкономить. Не нужно платить налоги и страховые взносы, предоставлять отпуска, отгулы и платить за переработки. Кадровики не включают самозанятых в отчеты. Всё это настолько привлекательно, что многие работодатели хотели бы заменить трудовые отношения на договоры с самозанятыми.
Но есть и риски. Если ФНС или ГИТ раскроет незаконную схему, компанию привлекут к ответственности, доначислят страховые взносы и НДФЛ, назначат налоговые штрафы и пени, обяжут сдавать отчеты и предоставлять гарантии по Трудовому кодексу. Расскажем, как сотрудничать с самозанятыми, чтобы не допустить такого сценария.
Убедитесь, что можете сотрудничать с самозанятым
Налоговики автоматически относят в зону риска компании, которые пользуются услугами самозанятых. Их цель раскрыть «налоговою оптимизацию», а после пересчитать налоги и страховые взносы. Узнать о схеме несложно: инспекторы онлайн сопоставляют сведения от самозанятых с данными их бывших работодателей, анализируют налоговую отчетность, письмо ФНС от 27.07.2020 № 10-17/051757.
Компания, вместо того чтобы принять работников в штат, решила сэкономить и заключила договоры гражданско-правового характера с самозанятыми гражданами. По этим договорам проверяющие увидели, что граждане фактически выполняют обязанности по должностям в штатном расписании компании: бухгалтер, логист, специалист по документообороту.
Даже один договор с самозанятым привлечет внимание налоговиков. Они могут затребовать у компании объяснения, запросить документы, вызвать руководителя повесткой на допрос. Прежде чем заключать договор, убедитесь, что для этого нет препятствий.
Запросите у самозанятого выписку из приложения «Мой налог». Или можете сами проверять статус гражданина на сайте ФНС. Проверяйте статус регулярно, перед оплатой. Недобросовестный исполнитель может закрыть статус и продолжить выполнять для вас работы на льготных условиях. Если такое произойдет, компании придется уплатить налоги и страховые взносы, как при работе с физлицом.
Самозанятый может потерять статус, если превысит лимит годового дохода в 2,4 млн руб. или 200 тыс. руб. в месяц. С этого момента он не вправе платить НПД, а должен платить налоги в общем порядке. Компания обязана исчислять и удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы с даты, когда физическое лицо утратило права применять НПД.
Исполнителя по договору во время действия договора сняли с учета как плательщика НПД. С этого момента компания — заказчик работы должна удерживать с выплат по договору 13% НДФЛ и уплатить взносы на социальное страхование — 27,1% от суммы договора.
Самозанятый работает на себя и не может представлять других физических или юридических лиц, работать на них и в их интересах. Поэтому компания не может заключить с самозанятым агентский договор, договор комиссии, поручения. Нельзя нанять самозанятого курьером.
Риелторская компания не может нанять самозанятого для продажи квартир. Автосалон не вправе заключить с самозанятым договор комиссии для продажи автомобилей с пробегом.
Перечень запрещенных видов деятельности смотрите в статье 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Мы собрали в таблицу разъяснения Минфина и ФНС по этому вопросу.
Виды деятельности, при занятии которыми гражданин может платить НПД
Нельзя сотрудничать с действующими и некоторыми бывшими работниками. С даты увольнения должно пройти не менее двух лет, п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Срок действия трудового договора значения не имеет.
Сотрудничать с недавно уволенным можно, но не как с самозанятым, а как с физлицом на общих основаниях, то есть с удержанием НДФЛ и другими ограничениями.
Сотрудник работал копирайтером в ООО «Афиша» по трудовому договору до июля 2022 года. После увольнения он решил оформить статус самозанятого и писать рекламные тексты на заказ. Он предложил свои услуги бывшему работодателю.
Худшее, что может сделать компания, — это перевести штатных работников в самозанятые. ФНС мгновенно выявит подмену трудовых отношений. Кроме того, работодателю грозит штраф до 100 тыс. руб., ст. 5.27 КоАП.
Сотрудники увольнялись из компании, регистрировались в качестве самозанятых и сразу подписывали договор гражданско-правового характера с бывшим работодателем. Кроме того, они переставали выполнять работы как самозанятые, как только прекращали сотрудничать с этой компанией. Верховный суд встал на сторону налоговой, которая раскрыла схему перевода работников компании в самозанятые.
Бывает и обратная ситуация. Сначала самозанятый выполнял работу для компании, а затем устроился в нее по трудовому договору. В этом случае проверяющий может оценить период действия гражданско-правового договора как скрытый срок испытания.
Индивидуальный предприниматель может быть самозанятым, если он зарегистрировался в качестве плательщика налога на профессиональный доход и отказался от иных налоговых режимов. Если вы давно работаете с ИП, то может продолжать действовать прежний договор, который предусматривает другие налоги или цены товаров с учетом НДС. Как только ИП получит статус самозанятого, этот договор не надо перезаключать. ФНС разъяснила, что достаточно заключить к нему допсоглашение.
Проверьте, нет ли в договоре признаков трудовых отношений
Проверяйте договоры, которые заключаете с самозанятыми, чтобы убедиться: в них нет условий трудового договора и признаков трудовых отношений. Фиктивные договоры заключать запрещено, ст. 15 ТК, постановление Пленума ВС от 29.05.2018 № 15.
Чтобы посчитать такой договор трудовым, проверяющим достаточно нескольких совпадений. Ситуация разрешится не в пользу компании, п. 12 постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45. Признаки, по которым налоговая признает договор с самозанятым трудовым, определила ФНС, письмо от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183.
Ошибка 1. Обязательное условие о статусе самозанятого. Компании предлагают потенциальному работнику оформить статус самозанятого. Кандидат может отказаться, и тогда с ним прощаются, или согласиться и подписать договор ГПХ. Работодатель становится заказчиком, а работник исполнителем или подрядчиком. Для проверяющих станет сигналом, если человек стал самозанятым и сразу начал сотрудничать только с одной конкретной компанией.
Ошибка 2. Определяют режим работы, продолжительность рабочего времени, время отдыха. В договоре с самозанятым не должно быть формулировок из ПВТР, особенно обязанностей соблюдать режим работы, обеденные перерывы, график отпусков, быть на связи с компанией в определенное время и т. д. Исполнитель не должен находиться в компании и выполнять работу в строго установленное время. Для инспектора это будет сигналом: компания скрывает трудовые отношения.
Не включайте в договор условия, например «Исполнитель оказывает услуги с понедельника по пятницу с 09 ч 00 мин до 18 ч 00 мин и имеет права на перерыв для отдыха». Исполнитель сам определяет время своей работы с учетом сроков, установленных заказчиком.
Если по поводу условий договора возникнет спор, исполнитель должен будет доказать, что фактически выполнял работу, а не задание заказчика.
Самостоятельно распределяли самозанятых по объектам, исходя из производственной необходимости. Компания не вправе давать самозанятому задания, которые для заказчика в приоритете в определенный период времени. В договоре ГПХ нужно прописать конкретный объем работ, техническое задание и срок, когда работу нужно сдать.
Компания приняла SMM-менеджера по договору ГПХ для ежедневного сопровождения аккаунтов в социальных сетях. В договоре прописали обязанности: составление контент-плана, написание постов, организация конкурсов и активностей, анализ эффективности работы аккаунтов и т. д. Причем заказчик давал разные поручения в зависимости от того, что важно сделать здесь и сейчас. В этом случае нужно было оформить трудовой договор.
Ошибка 3. Контроль. Компания не должна контролировать работу самозанятого, назначать ему куратора. Исполнитель сам себе руководитель: он распределяет свою работу, отвечает за ее качество и выполнение в срок. Для этого в договоре прописывают сроки сдачи работы, этапы, когда готовы ее принять.
Ошибка 4. Обязали трудиться в офисе, обеспечили оборудованием. Выделить и оборудовать рабочее место, соблюдать требования охраны труда — это обязанность работодателя, но не заказчика. Самозанятый выполняет работу своими силами, использует свои средства и материалы.
Подозрительно, если дизайнер постоянно находится в вашем офисе, пользуется той же оргтехникой и канцтоварами, что и сотрудники.
Клининговая компания наняла самозанятых для уборки офисных помещений клиентов. В договоре прописали, что обеспечили исполнителей СИЗ, формой и необходимыми средствами для уборки. Для проверяющих это сигнал, что так компания прикрывает наемный труд.
Если необходимо, чтобы самозанятый присутствовал на территории компании, включите такое условие в договор, но с оговоркой, что не создаете рабочее место исполнителю, а его присутствие в офисе вызвано определенными причинами.
Скачайте образец Договора подряда с самозанятым
Подробнее о выгодах и опасностях для работодателя и самозанятого читайте здесь
Ошибка 5. Выплаты на одних условиях с сотрудниками компании. Не устанавливайте в договоре размер и сроки выплат, совпадающие с требованиями ТК и вашего Положения об оплате труда. Желательно, чтобы выплаты не совпадали с днями выплаты зарплаты. Налоговая анализирует периодичность и источники выплат вознаграждений самозанятым. Компания, которая стабильно платит самозанятому раз в две недели, автоматически попадает в зону риска. Включите в договор условие о том, что вознаграждение самозанятого зависит от качества и объема выполненных работ или оказанных услуг.
Самозанятому отказали в признании договора трудовым. Суды не увидели оснований для этого. Исполнитель не предлагал заключить трудовой договор, не вел табель, не начислял и не выплачивал зарплату, апелляционное определение Мосгорсуда от 04.02.2021 по делу № 33-0777.
Может ли ИП быть самозанятым