Удаленная работа: как контролировать сотрудников и что требовать нельзя

Компании впервые оказались в ситуации, когда перевели большую часть сотрудников работать из дома, и боятся потерять контроль над работниками. Руководители хотят знать, что сотрудники выполняют трудовые обязанности в течение рабочего времени, за которое получают зарплату.

Разобрали законные методы и сервисы, которые помогут компании не волноваться за выполнение поставленных задач без видеонаблюдения, а работникам сохранять продуктивность и рабочий настрой даже в пижаме. Или пижамы можно запретить?

Чтобы сотрудники не опаздывали к началу рабочего дня

В офисе следить за началом рабочего дня могут непосредственные руководители. Есть терминалы, через которые сотрудники попадают в здание по пропускам. На удаленке эти методы бессмысленны.

Мы узнали, что некоторые компании просят работников ровно в 9 часов присылать селфи на рабочем месте или скрин рабочего стола компьютера, где видно дату и время. Дополнительно о начале работы нужно сообщить в чате выбранного мессенджера.

Это законно? Да, эти методы компании применяли и раньше: для торговых представителей или администраторов удаленных точек продаж. Процедуру желательно предусмотреть в ПВТР или другом локальном акте, ст. 189 ТК.

Это работает? Да, если ваши сотрудники ответственные, а вы им доверяете.

Эффективность этого метода спорная. Находчивые сотрудники смогут обмануть и эту систему.

Общение с сотрудниками в мессенджерах позволяет удостовериться, что все на связи и готовы исполнять поручения. Только это не помогает контролировать, что сотрудник приступил к работе. Точно удостовериться помогут только программы учета рабочего времени, например, WorkStat, ManicTime, SkypeTime и др.

Мнение эксперта

Вправе ли компания запретить удаленному работнику отлучаться по время рабочего дня

Не нужно путать удаленную работу, которую рекомендовали власти на период эпидемии коронавируса, с дистанционной работой, только если вы изначально не заключали с работником трудовой договор в порядке главы 49.1 ТК. Фактически при работе из дома для сотрудника изменяется только место его работы — вместо офиса место его жительства. Поэтому если стороны не договорятся об ином, все условия трудового договора, в том числе график работы, время начала и окончания рабочего дня, обеденного перерыва остаются прежними.

Дополнительные условия и обязанности можно обговорить в соглашении. Компания может требовать от работника прерываться на обед в регламентированное время. Это необходимо с точки зрения охраны труда и режима труда и отдыха при работе удаленно. Обоснованно и требование не покидать место проживания в течение рабочего дня.

Если работники будут выходить из дома, мы не достигнем основной цели перевода на удаленную работу — минимизацию социальных контактов. К тому же в течение дня сотрудник должен находиться на своем рабочем месте, которое в данных обстоятельствах находится у него дома. Эти правила действуют и в офисе. Когда работнику нужно отлучится, например, к врачу, родительское собрание, это согласовывают с руководителем. На удаленке эти правила остаются в силе.

Кристина ТИМОШЕНКО, адвокат, партнер Адвокатского бюро «Андрей Городисский и Партнеры»

Чтобы сотрудники отработали рабочий день полностью

Компании требуют от сотрудников установить на домашние компьютеры программное обеспечение, которое позволяет следить за активностью пользователя в течение рабочего дня.

Программы слежения позволяют:
— делать скриншоты рабочего стола;
— отслеживать запущенные процессы и открытые веб-сайты;
— читать сообщения мессенджеров;
— записывать время начала и окончания работы и др.

Это законно? Нет, если сотрудник выполняет свои должностные обязанности с собственного компьютера или ноутбука и не согласен устанавливать на него подобное программное обеспечение.

Спорно следить за сотрудником таким образом, даже если он работает на ноутбуке компании.

Так, работодатель выяснил, что работник копировал служебную информацию на флешку, и уволил его, апелляционное определение Московского городского суда от 20.04.2015 по делу № 33–12843. Другой работодатель сократил рабочее время юрисконсульту, поскольку работник большую часть времени проводил в соцсетях, апелляционное определение Новгородского областного суда от 06.06.2012 по делу № 2–1935/12-33-823.

Если работник не согласен работать под наблюдением, уволить его с помощью ст. 74 ТК не получится, так как это не меняет условия трудового договора, определение Ульяновского областного суда от 19.02.2019 по делу № 33–836/2019.

Компания, которая заставляет работника установить программы слежения, посягает на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны, ст. 23, 24 Конституции. Так работодатель получает доступ не только к рабочей информации, но и к конфиденциальным сведениям, личной электронной почте, паролям, банковским картам и др.

За умышленный сбор этих сведений должностным лицам компании грозит уголовная ответственность, ст. 138 УК. Верховный суд признает, что личное наблюдение, прослушивание, запись аудио- и видеоинформации — это сбор сведений о частной жизни, постановление Пленума Верховного суда от 25.12.2018 № 46.

Не будет нарушением, если сотрудник входит в личную почту с рабочего компьютера, а компания фиксирует эти сведения без умышленного взлома почтового ящика, апелляционное определение Мосгорсуда от 08.09.2014 по делу № 33–18661/2014. В этом случае несанкционированного доступа к личной информации нет.

Есть решения судов, которые оправдывают программы слежения. Аргумент: компания использует их, чтобы контролировать работу, а не для того, чтобы получить доступ к личной жизни сотрудника, определение Верховного суда Республики Бурятия от 19.07.2017 № 33–2917/2017.

Это работает? Да, но сотрудники негативно относятся к этому инструменту. Работники считают, что это ухудшает условия их труда и нарушает их право на неприкосновенность частной жизни.

Чтобы держать под контролем рабочий процесс, распределите между сотрудниками задачи и поставьте четкие сроки.

Обсудить задачи можно с командой на видеоконференции или в общем чате. Помогут сервисы: Pyrus, Asana и Trello. Для совместной работы с документами удобно использовать Google Docs.

Мнение эксперта

Законно ли использовать инструменты слежения за удаленными сотрудниками

Ситуация с временным переводом работника на удаленную работу на время эпидемии законом не урегулирована, поэтому можно опираться как на общие нормы ТК, так и положения главы 49.1 о дистанционной работе.

Работник трудится вне стационарного рабочего места, которое прямо или косвенно контролирует работодатель, ч. 1 ст. 312.1 ТК. Нет и каких-либо исключений в правах компаний на время эпидемии в Трудовом кодексе.

Работодатель вправе требовать от сотрудников добросовестно выполнять трудовые обязанности и обязан вести учет рабочего времени, ст. 15, ч. 1 ст. 22, ст. 91 ТК. Чтобы контролировать работников, он также вправе использовать спецпрограммы. Другое дело — сами методы этого контроля.

Они должны быть соразмерными, то есть позволять собирать лишь информацию о рабочем процессе, за исключением сбора и хранения информации о личной жизни работника и членов его семьи, третьих лиц.

Поэтому опасно устанавливать программы слежения на личные компьютеры и ноутбуки сотрудников. Предварительно можно оговорить с работником использование специального рабочего ПО, которое позволяет собирать данные только о рабочей активности работника в такой или иной программе. При этом нужно обязательно получить согласие работника на установку такого ПО на личное оборудование и письменно уведомить о полном перечне информации, которую оно соберет. Сотрудник вправе отказаться от его установки.

Рекомендую продумать иные или смешанные формы контроля. На служебном ноутбуке работодатель может использовать и методы более широкого слежения и удаленного подключения к компьютеру или ноутбуку: Radmin, TeamViewer и др.

При удаленной работе надо исключить несанкционированные подключения видеокамеры, микрофонов и т. п. Особенно вне рабочего времени, так как есть риск вмешательства в частную жизнь работника. Обязательно письменно уведомите работника, как именно его контролируют, поскольку это относится к условиям труда на рабочем месте, ч. 1 ст. 21 ТК.

Сергей СЛЕСАРЕВ, юрист частной практики, эксперт центра «Общественная дума»

Чтобы сотрудники соблюдали дресс-код

Компании требуют, чтобы сотрудники поддерживали рабочий настрой даже дома, поэтому требуют, чтобы сотрудники были в деловой одежде даже при работе на домашнем ноутбуке.

Это законно? Нет. Правило прилично выглядеть вы можете установить только для тех, кто выходит на видеосвязь с клиентами и руководством.

Это работает? Да, опрятный внешний вид сотрудников, особенно на общих конференциях, помогает в текущих условиях настроиться на рабочий лад.

Контролируйте сотрудников и четко ставьте задачи. Используйте карты рабочего времени, умные отчеты, любые формы, которые позволят проследить, как сотрудник выполнял свои обязанности в течение каждого рабочего дня.

Так, сотрудников можно обязать составлять план работы на день и заполнять карту рабочего времени. В эти же планы задания могут вписывать непосредственные руководители.

Если руководителям важно находиться с удаленными работниками на постоянной связи, установите строгий режим работы с перерывом на обед. Выделите время, когда работник должен не просто выполнять обязанности, но и быть доступным для созвона с руководителем.

Если постоянный контакт для работы не нужен, но важен объем выполненной работы, установите графики сдачи выполненной работы — отчетов, планов, статей, чертежей, рисунков или макетов.

Используйте сервисы, которые предоставляют услугу облачного хранения документов, временно перейдите на коллективное использование гуглдокументов — таблиц, отчетов, других форм. Обяжите сотрудников входить в аккаунт Google, когда работают с такими документами. Тогда в документах будет видно, кто и какие изменения в них вносил.

У всех должно быть подключение к интернету, а также наушники и микрофон для конференц-связи. Сотрудники не могут отказаться от участия в совещаниях, потому что у них нет интернета или не работает микрофон.

За несвоевременное заполнение документов и отчетов, отказ от участия в совещаниях и рабочих конференциях вы можете привлекать сотрудников к дисциплинарной ответственности. Фиксируйте нарушения, которые обнаружите сами или о которых сообщит непосредственный руководитель сотрудника.