Что делать, если в компании меняется руководитель
Руководитель организации относится к особой категории работников. С одной стороны, это исполнительный орган юридического лица, и на него распространяются требования гражданского и корпоративного права. С другой стороны, это такой же работник компании, как и все остальные, и в его отношении действуют нормы и гарантии трудового законодательства.
Чтобы принять руководителя на работу, кадровик должен не только оформить привычные кадровые документы, но и заполнить другие формы.
В статье расскажем, как учредители отбирают кандидатов на должность руководителя компании и как кадровики должны оформить с ним трудовой договор.
Как проверить кандидата
Должность руководителя, который имеет право без доверенности действовать от имени компании, обычно называется генеральный директор или директор. Учредители компании при отборе кандидатов на должность учитывают:
- личностные качества;
- образование;
- опыт работы в сфере деятельности компании;
- опыт и эффективность работы на управленческих позициях.
Руководитель выступает в отношениях с учредителями, работниками, контрагентами, клиентами. Он должен обладать стратегическим мышлением, лидерскими качествами, умением работать в команде, способностью увеличивать прибыль компании.
Руководитель имеет большие управленческие полномочия и несет повышенную ответственность перед компанией и государством. Прежде чем назначать человека на такой пост, его нужно проверить. За привлечение к руководству юридическим лицом дисквалифицированного работника предусмотрен штраф до 100 000 рублей на юрлицо, ч. 2 ст. 14.23 КоАП.
Если кандидат есть в реестре дисквалифицированных лиц, с ним нельзя заключать трудовой договор, а уже заключенный договор необходимо расторгнуть. В трудовом договоре предусмотрите возможность его прекращения на основании пункта 2 части 1 статьи 84 ТК в случае дисквалификации.
Как подготовить решение участников юрлица о назначении нового генерального директора
Готовить документы для назначения и приема на работу нового руководителя начните одновременно с процессом подбора.
В своем решении о назначении нового руководителя участники юридического лица должны указать:
- паспортные данные и адрес регистрации по месту жительства;
- дату начала его полномочий;
- срок назначения;
- сотрудника или другое лицо, уполномоченное от имени компании подписать трудовой договор с руководителем. Это может быть председатель собрания или совета директоров, или лицо, уполномоченное советом директоров, например, юрист компании или руководитель кадровой службы.
Иногда на практике трудовой договор с будущим генеральным директором подписывает руководитель компании, полномочия которого еще не закончились. Это законно. Главное, чтобы такая процедура была в решении учредителей и чтобы руководитель подписал договор до окончания своего последнего рабочего дня.
Учтите, что если среди участников юридического лица есть иностранные компании, то подписание документов может занять больше времени, чем обычно.
Для того чтобы новый генеральный директор смог подать заявление на внесение изменений в ЕГРЮЛ, банк и т. д., потребуются оригиналы документов.
Законодательных ограничений на прием на руководящие должности иностранных граждан нет. Если принимаете на должность генерального директора иностранного гражданина, оформите разрешительные документы на осуществление трудовой деятельности.
Иностранцу — высококвалифицированному специалисту необходимо разрешение на работу. Оформить разрешение для ВКС — обязанность работодателя. В трудовом договоре установите, что он вступает в силу со дня получения работником разрешения на работу. Впоследствии, после получения разрешения на работу, заключите дополнительное соглашение и укажите фактическую дату получения документа. В самом трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему закрепите реквизиты разрешения на работу: дату получения, срок действия, орган, выдавший документ.
Как подготовить трудовой договор
В шапке договора обязательно укажите представителя работодателя со ссылкой на решение участников, протокол. Эта формулировка подтвердит полномочия представителя работодателя подписать трудовой договор с руководителем. Отдельно в договоре укажите, что он заключен на основании решения участников.
Примеры формулировок для трудового договора.
Трудовой договор руководителя отличается от типовых. Трудовой договор — это основной источник информации о трудовых отношениях, о правах, обязанностях и ответственности руководителя, ограничениях его полномочий. Детальный договор — это гарантия для компании, если работник превышает полномочия.
Закрепите в трудовом договоре дату начала исполнения обязанностей и срок, на который заключаете трудовой договор. Дата подписания трудового договора и дата начала исполнения обязанностей могут не совпадать. Например, трудовой договор подписываете 1 ноября, а первый рабочий день руководителя — 21 ноября. С датой, указанной в решении о назначении, должна совпадать именно дата начала исполнения обязанностей.
В протоколе внеочередного общего собрания участников ООО «Ромашка» от 01.11.2023 № 5 указано, что полномочия генерального директора Хрусталева истекают 20.11.2023. С 21.11.2023 генеральным директором является Иванов — с этой даты новый руководитель должен приступить к исполнению своих обязанностей. Трудовой договор с Ивановым от имени Общества должен подписать один из участников Общества.
Закон и суды не связывают возникновение и прекращение полномочий руководителя организации с внесением изменений в ЕГРЮЛ, постановление Арбитражного суда Московского округа от 04.09.2019 № Ф05-137412019, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.04.2019 № 17АП-2824/2019-АК. На внесение изменений в ЕГРЮЛ требуется время. Важна дата, которую указали в решении и договоре. С этого момента генеральный директор приступает к исполнению своих обязанностей и вправе руководить организацией: заключать сделки, утверждать локальные акты, выдавать доверенности и т. д.
21.11.2023 Иванов в соответствии с протоколом общего собрания участников ООО «Ромашка» от 01.11.2023 № 5 и трудовым договором начал работать генеральным директором. В ЕГРЮЛ в это время гендиром ООО «Ромашка» еще значился Хрусталев. Изменения в ЕГРЮЛ внесут только 01.12.2023. Но Иванов имеет право действовать от имени ООО «Ромашка» без доверенности с 21.11.2023 и несет ответственность за свои решения руководителя.
Трудовой договор с руководителем может быть и бессрочным.
Образец формулировки для трудового договора.
«На основании пункта 11 устава Общества и статьи 275 Трудового кодекса РФ настоящий договор заключен на срок 5 лет до 20 августа 2028 года включительно».
Трудовой кодекс не запрещает заключить трудовой договор и на другой срок, отличный от того, который указан в учредительных документах организации, ч. 1 ст. 275 ТК. Для этого необходимо согласие работника и работодателя, определения Восьмого КСОЮ от 08.09.2022 № 88-17119/2022 по делу № 2-54/2022, Третьего КСОЮ от 21.07.2021 по делу № 88-12523/2021.
Образец формулировки для трудового договора.
«На основании соглашения сторон и статьи 275 Трудового кодекса РФ настоящий договор заключен на срок 2 года до 20 августа 2025 года».
Включите в трудовой договор пункт о месте работы работника. Это может быть либо населенный пункт, в котором расположена организация, либо конкретный адрес работодателя.
Если генеральный директор работает дистанционно, необходимо обеспечить постоянное присутствие в рабочие часы в офисе его заместителя. Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61.
Основные обязанности руководителя организации — вне зависимости от конкретной специфики деятельности — текущее руководство деятельностью организации, контроль и проверка работы сотрудников организации, абз. 1 п. 2 постановления Пленума ВС от 02.06.2015 № 21. Отразите это в общих положениях о трудовой деятельности работника.
Подробно распишите обязанности руководителя, например, осуществление переговоров и участие в судебных процессах всех инстанций от имени Общества, принятие мер по обеспечению исполнения договорных обязательств, обеспечение своевременной уплаты налогов и сборов. Их можно закрепить в трудовом договоре или в приложении к трудовому договору. В таком случае сделайте отсылку в трудовом договоре на соответствующее приложение.
Установите ограничения по сделкам, на совершение которых работнику требуется одобрение (письменное разрешение) участников Общества. Такие ограничения могут быть уже установлены уставом Общества или положением о генеральном директоре, поэтому тщательно проверяйте соответствие трудового договора учредительным документам.
Закрепите в договоре те же обязанности, которые есть у остальных сотрудников, например, сообщать о нетрудоспособности и т. п.
Продублируйте в трудовом договоре ограничение на совмещение для руководителя организации только с предварительного согласия участников, ст. 276 ТК.
Функционал руководителя требует дополнительных затрат рабочего времени. Закрепите в разделе «Рабочее время» ненормированный рабочий день, в разделе «Время отдыха» — условие о компенсации за работу в режиме ненормированного рабочего дня. Три календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска в год — это минимум, можете предусмотреть и большее число дней отдыха.
При определении размера заработной платы внимательно проверяйте суммы, которые указываете в трудовом договоре. Если сумма указывается в иностранной валюте, то предусмотрите валютную оговорку, то есть эквивалент суммы в рублях и порядок ее перерасчета. Часто заработная плата руководителей содержит переменную часть — бонус, определяемый по показателям организации, вкладу руководителя в успех предприятия и т. п. Вы можете подробно урегулировать порядок расчета и выплаты премии в трудовом договоре, приложении к трудовому договору или же в общем по компании положении о премировании. Важно, чтобы это было закреплено в письменном виде и работник ознакомился с данным документом.
Испытательный срок генеральному директору можете установить удлиненный — до 6 месяцев, ст. 70 ТК.
Часто трудовые договоры с руководителями содержат информацию о выходном пособии, которое гарантируется работнику в случае досрочного расторжения трудового договора по инициативе работодателя или по соглашению сторон. Если в трудовом договоре прописать размер такого выходного пособия, нельзя будет договориться о выплате пособия в меньшем размере. Выходное пособие не может быть ниже, чем три средних месячных заработка, ст. 279 ТК.
Образец формулировки трудового договора.
«В случае досрочного расторжения Работодателем настоящего договора без наличия виновного действия или бездействия со стороны Работника Работнику выплачивается компенсация в размере трехкратного среднего месячного заработка».
Не закрепляйте в трудовом договоре обязанность руководителя предупредить о своем увольнении за 3–6 месяцев. Это ошибка, данное требование на практике применяться не будет, так как оно ухудшает положение работника. Работник-руководитель должен предупредить работодателя не позднее чем за один месяц, ст. 280 ТК.
Если в трудовом договоре установили, что работодатель должен предупредить работника-руководителя о предстоящем увольнении по инициативе работодателя за 3–6 месяцев, работодатель будет обязан исполнить это условие, так как оно улучшает положение работника.
Рекомендуем подготовить трудовой договор заранее, чтобы у работника была возможность его изучить, дополнить, внимательно ознакомиться со своими должностными обязанностями.
Как составить приказ о приеме на работу и внести запись в трудовую книжку
Порядок приема на работу генерального директора не отличается от любого другого сотрудника. Если издаете приказы о приеме на работу, издайте приказ на основании трудового договора и решения (протокола). Кто подпишет приказ о приеме на работу, желательно закрепить в решении. Это может сделать тот же, кто подписал трудовой договор. Но приказ о приеме может подписать и новый генеральный директор. В приказе он поставит две подписи: как руководитель и как работник.
Трудовую книжку (при ее ведении) заполняет работник, ответственный за ведение трудовых книжек. В трудовой книжке укажите должность в соответствии с трудовым договором (генеральный директор, директор). В графе 4 трудовой книжки руководителя как основание внесения записи помимо приказа можно указать трудовой договор либо решение о назначении на должность, можно перечислить все эти документы, разъяснения Минтруда от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499, от 13.12.2021 № 14-2/ООГ-11865.
Подайте сведения в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если отказались от приказов о приеме на работу, подавайте сведения на следующий день после подписания трудового договора.
Если на должность руководителя организации переводите кого-то из текущих сотрудников, оформите перевод дополнительным соглашением к трудовому договору. В дополнительном соглашении изложите все условия, которые значительно отличаются от рядовых сотрудников.
В дополнительном соглашении укажите, что оно заключается на основании решения участников Общества, его подписало лицо, уполномоченное участниками, а работник согласен на перевод, ст. 72.1 ТК.
Можно ли принять на должность руководителя иностранца