ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 10 из 28
Не прочитано
2
Февраль 2017года
Кадровая практика

Как успешно пройти проверку: 5 советов ГИТ

Егор Иванов, начальник Управления государственного надзора в сфере труда Роструда

С проверкой ГИТ может прийти в любую компанию в любой момент. Снизить риски в такой ситуации вы можете двумя способами: не нарушать трудовое законодательство и установить конструктивное взаимодействие с инспектором. Работа без нарушений – идеал, к которому нужно стремиться, но в реальной жизни ошибки все же встречаются.

Как правильно взаимодействовать с инспектором, если к вам пришла проверка? Читателям «Справочника кадровика» советует Егор Иванов, начальник управления Роструда.

Инспектор может прийти в компанию в запланированные даты или внезапно, например, по жалобе уволенного сотрудника.

В зависимости от темы проверки инспектор ГИТ оценит, как вы соблюдаете правила оплаты труда, привлекаете сотрудников к работе, предоставляете им отпуск и др. Если проверка проходит по жалобе, он изучит конкретную ситуацию, которая стала поводом для обращения работника в ГИТ. В рамках комплексной проверки инспектор проверит кадровую работу компании в целом.

Независимо от времени проверки, ее продолжительности и темы, работает инспектор в основном с документами. Он потребует, а вы должны представить:

  • локальные акты, которые действуют в компании;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы: табели рабочего времени, личные карточки, графики и т. д.;
  • личные документы сотрудников – копии, хранящиеся в личных делах, трудовые книжки и др.

Подробнее о том, какие документы инспектор вправе потребовать при проверке.

Вы ошибаетесь, если думаете, что комплексная проверка – это всегда невыгодная ситуация для работодателя, т. к. инспектор проверяет много документов на разные темы. Действительно, инспектор проверит много документов. Но тщательно их все изучить он физически не сможет. Поэтому, если вы не допустили грубых нарушений, какие-то ошибки и неточности инспектор может не заметить. И наоборот: в случае проверки по жалобе инспектор изучит меньше документов, но у него будет возможность вникнуть детально в каждый из них.

Чтобы подготовиться к проверке, успешно ее выдержать и избежать негативных последствий, воспользуйтесь нашими советами.

Совет 1. Установите контакт с инспектором

Инспектор при проведении проверки, конечно, будет беседовать с вами. Приготовьтесь прояснить ситуацию, объяснить правила работы с документами, уточнить, почему был создан тот или иной документ.

Настройтесь на совместную работу, а не на противостояние. Будьте доброжелательными и вежливыми. Это поможет вам быстрее разрешить спорные ситуации, своевременно и правильно отвечать на вопросы инспектора.

Если понадобится, то проверяющий опросит сослуживцев и руководителей работника. Они расскажут инспектору обстоятельства дела, время и место составления документа, например, акта и т. д. И все же несмотря на то, что инспектор будет общаться с сотрудниками компании, основной предмет его проверки – кадровые документы.

Совет 2. Подготовьте документы к проверке

Если знаете даты и тему проверки, заранее подберите документы, которые могут понадобиться инспектору.

Поставьте себя на место инспектора: вы пришли в неизвестную вам компанию, где действуют свои правила делопроизводства, есть система документов. Изучив документы, вы должны ответить на вопрос: нарушает компания закон или все делает правильно? Задача непростая. Помогите инспектору ее выполнить. Заодно поможете и себе: покажете проверяющему, что все правильно оформили и знаете, как нужно вести себя во время проверки.

К тому же, когда будете готовить документы, можете заметить технические недочеты. Например, по ошибке подшили в дело документы, которые к нему не относятся. Выньте эти документы и поместите в нужные папки. Так инспектор не увидит лишние бумаги и не придет к выводу, что вы нарушаете правила текущего хранения кадровых документов.

Если обнаружите ошибки, которые можно исправить, сделайте это до начала проверки. Но сделайте это правильно.

пример

Например, в приказе о предоставлении работнику отпуска неверно указали период, за который этот отпуск положен. Не пытайтесь скрыть эту ошибку, например, перепечатав приказ. Помните, что копия приказа могла остаться в других подразделениях или у работника, сведения из него могут быть указаны в других документах.

Если инспектор обнаружит, что вы подделывали документы или задним числом оформляли какие-то бумаги, это будет хуже, нежели он сам найдет нарушение.

Если обнаружили ошибку и понимаете, что можете ее исправить, издайте приказ текущей датой, внесите изменения в предыдущее распоряжение, ознакомьте работника под подпись с новым документом и выполните другие необходимые действия. Так вы покажете инспектору, что сами обнаружили и исправили ошибку. Причем именно исправили ошибку, а не пытались «замести следы».

Совет 3. Предоставьте инспектору документы, которые он требует

Не заставляйте инспектора самостоятельно пролистывать дела и папки, чтобы найти нужную бумагу. Выберите и предоставьте только те документы, которые он просит и которые относятся к теме проверки. Так вы сэкономите время на проверку, а заодно не попадете в ситуацию, когда инспектор случайно увидит нарушения в документах, которые не должны были к нему попасть.

Инспектор должен запрашивать документы, которые понадобятся ему для ответа на вопрос по теме проверки. Ничего лишнего он требовать не может.

Если сомневаетесь в законности просьбы инспектора, не понимаете, почему он хочет изучить эти документы в рамках проверки, не стесняйтесь уточнить это у инспектора.

Не удивляйтесь, если инспектор, придя по жалобе одного работника, запросит документы (например, приказ о привлечении к сверхурочной работе) на все подразделение или на всю компанию. ГИТ не принимает анонимные жалобы, но работник может захотеть остаться неизвестным. Чтобы вы не поняли, чью жалобу проверяет инспектор, он будет смотреть необходимые документы по всем сотрудникам компании или подразделения. Вы будете знать только тему проверки.

Совет 4. Предоставьте документы, которые важны для проверки, даже если инспектор их не потребовал

Предоставьте инспектору документы, которые он не требует, но которые на ваш взгляд важны для проверки. Этот совет не противоречит рекомендации представлять только те материалы, которые относятся к теме проверки. Инспектор не знаком с вашей системой документов, не догадывается, что и как принято оформлять в компании в ситуациях, в которых процедура не предписана законом.

пример

В компании принято направлять сотрудникам уведомление о необходимости работы в выходной день. Если сотрудник не возражает выйти на работу, он пишет на уведомлении «согласен» и просит предоставить другой день отдыха. Но в случае, когда сотрудник пожалуется в ГИТ, что вы вынуждаете его работать в выходные, да еще и без повышенной оплаты, инспектор не потребует это уведомление, потому что о вашей практике не знает. Если инспектор на проверке увидит только приказ о привлечении к работе в выходной день, то решит, что работник прав. Если же вы покажете ему уведомление, о существовании которого он не знал и не должен был знать, то ситуация будет решена в вашу пользу.

Совет 5. Исполните пункты предписания, с которыми согласны

Вы не обязаны исполнять и можете обжаловать отдельные пункты предписания, если считаете, что инспектор не прав. Но если инспектор обнаружил нарушения, с которыми вы согласны, исправьте их как можно быстрее. После того, как исправите ошибки, отчитайтесь об этом в ГИТ. Это избавит вас от повторной проверки по результатам выполнения предписания. А в некоторых ситуациях поможет уменьшить размер ответственности.

кстати сказать

Сертификат доверия работодателю

Если вы соблюдаете трудовое законодательство в полном объеме, вы можете получить Сертификат доверия работодателю. На период его действия (3 года или 5 лет) вы будете освобождены от плановых проверок. Участие в проекте – дело добровольное. Заполните заявление-декларацию об участии и представьте его в ГИТ своего региона. ГИТ, Торгово-промышленная палата РФ и Федерация профсоюзов рассмотрят заявку. Если все факты подтвердятся, они примут решение о вручении Сертификата и внесут вашу компанию в реестр работодателей, гарантированно соблюдающих трудовые права.

Как заместить отсутствующего работника: выбираем выгодный вариант
№ 2, 2017
10 спорных ошибок в трудовой книжке, которые надо исправлять