ещё
свернуть
Все статьи номера
8
Август 2015года
Управление персоналом

Нормирование труда офисных сотрудников: организация работ

Сократить затраты на персонал, спланировать работу или изменить бизнес-процессы, повысить производительность труда и удержать сотрудников поможет нормирование труда1. И не нужно думать, что оно актуально только на производстве. Просто для офисных сотрудников нормирование проходит по особым правилам. Каким? Разберем организацию этого процесса на примере таких должностей, как менеджер по закупкам, бухгалтер и специалист по кадровому делопроизводству2.
С.В. Сидоркина, заместитель директора департамента по кадровой работе дирекции по обеспечению банковской деятельности Внешэкономбанка

Перед началом работ по нормированию труда всех без исключения специалистов необходимо сделать следующее.

  1. Заручиться поддержкой высшего руководства.
  2. Разъяснить цели и планируемые результаты нормирования руководителю подразделения, в котором оно будет проводиться, и наладить с ним сотрудничество.
  3. Рассказать работникам подразделения о задачах нормирования, о том, как оно будет проходить и сколько времени потребует. Провести предварительный инструктаж сотрудников (в зависимости от того, какие методы будут применяться). Ответить на возникшие вопросы и предупредить возможное сопротивление проекту.
  4. Выбрать наиболее подходящие методы нормирования (табл. 1).
Таблица 1. Методы нормирования
МетодОписаниеДостоинстваНедостатки
ХронометражИзмерение времени выполнения той или иной операцииВысокая точность данныхВысокая трудоемкость работ
Фотография рабочего времениФиксирование выполняемых в течение рабочего дня операций, а также времени на отдых, непродуктивных затрат рабочего времени в режиме реального времениВысокая точность данных Возможность определить последовательность выполняемых работ, составить их полный переченьВысокая трудоемкость работ
Самофотография рабочего дняФиксирование выполняемых в течение дня операций производится самим сотрудником в специально разработанной формеОтносительно невысокие трудозатраты на проведение исследованияНе позволяет выявить непроизводительные потери рабочего времени по вине работника
Метод моментных наблюденийПоочередное фиксирование выполняемых группой сотрудников видов деятельности через определенный временной интервал (обычно 3–15 мин)Позволяет одному нормировщику охватить исследованием большую группу работников (20–40 человек и более)Затруднителен в использовании, если рабочие места расположены в отдельных кабинетах Не позволяет получить сведения об очередности выполнения операций
Экспертный методОценка затрат рабочего времени экспертамиНизкие трудозатраты на проведение исследования Позволяет оценить трудоемкость работ, которые невозможно или затруднительно наблюдатьНизкая точность оценок Возможная предвзятость экспертов
Математико-статистические методыАнализ данных по факторам, определяющим производительность труда, расчет трудоемкости выполняемых работ на основе статистики предыдущих периодовПозволяет быстро рассчитать трудоемкость работ и необходимую численность персонала на основании большого массива данныхНе учитывает интенсивность и напряженность труда, неоптимальность в организации работ
 Классификация методов нормирования труда

 

Наилучшей является такая последовательность работ: сначала в компании оптимизируют трудовые процессы, а затем разрабатывают нормы труда. Однако на практике часто бывает по-другому – нормы разрабатываются на текущий устоявшийся процесс, одновременно в ходе исследования разрабатываются рекомендации по его совершенствованию, которые постепенно реализуются. Обратите внимание: в этом случае после введения всех изменений и улучшений необходимо пересмотреть нормы. Например, была выявлена необходимость автоматизации отдельных участков работы. В этом случае на период до внедрения автоматизированной системы действуют ранее разработанные нормы, после ее внедрения нормы пересматриваются.

Расчет норм труда и необходимой численности офисных сотрудников проходит в два этапа.

ЭТАП 1.  Изучение видов работ

Независимо от того, чей труд будет нормироваться, перед началом работ HR-специалисту необходимо изучить особенности выполняемых сотрудниками функций на основе должностных инструкций, рабочих регламентов, а также по возможности реальных ситуаций и выходных документов (отчетов, данных CRM-системы и пр.). С помощью этой информации составляется перечень выполняемых видов работ. Он может быть уточнен и расширен по итогам проведенного исследования (которое обычно включает фотографии и самофотографии рабочего времени (ФРВ и СФРВ), интервью с сотрудниками и их руководителями).

Затраты рабочего времени будут определяться с учетом следующих критериев: характер выполняемых задач, функции руководства коллективом, методы выполнения управленческих функций, место выполнения работы, количество оформляемой документации при выполнении трудовых обязанностей и т. д.

Включение в расчет норм труда функций, не свойственных данной должности
Большая вероятность обнаружить работы, которые отсутствуют в инструкции и вообще не относятся к функционалу по данной должности, но выполняются работником. Такие работы должны быть исключены из расчета норм труда и по ним требуется принять управленческие решения. Выполнение специалистами несвойственных функций вряд ли свидетельствует об эффективности организации труда и правильном распределении обязанностей.

ЭТАП 2.  Сбор информации (замеры) и расчет норм труда

Традиционно для расчета необходимой численности административно-управленческого персонала применяется формула Розенкранца. Она довольно громоздкая и не очень удобна для восприятия, поэтому целесообразнее произвести следующий последовательный расчет в Excel.

Шаг 1. Расчет общего времени на выполнение нормируемых работ

Для этого используется формула:

где Т – общая трудоемкость выполнения нормируемых работ;

n – количество видов работ;

mi – ожидаемое количество выполнений данного вида работ (например, количество заказов) за расчетный период (например, год);

ti – нормативное время на выполнение i-го вида работ.

Шаг 2. Оценка доли неучтенных и разовых поручений в общем времени выполнения работ

Эта цифра (например, 20%) может быть получена из структуры затрат рабочего времени на основе ФРВ и СФРВ или оценена экспертно.

Шаг 3. Учет времени на перерывы в работе

Это время на подготовку к работе и ее завершение (обычно 1–2% рабочего времени), на отдых и личные надобности (для офисных работников 6–8%).

Шаг 4. Определение времени отсутствия на работе

На основе локальных нормативных актов, распорядительных документов и статистических данных по каждой исследуемой категории сотрудников собираются сведения о среднем (за последние 2–3 года) времени отсутствия на работе по уважительным причинам (болезни, командировки, отпуска и др.).

Рассмотрим примеры реализации проектов по нормированию труда некоторых категорий офисного персонала.

Менеджер по закупкам

Предпочтительными методами исследования для данной должности будут фотография или самофотография рабочего времени, а также моментные наблюдения, если специалистов данного профиля в компании несколько.

Метод моментных наблюдений позволяет одному наблюдателю охватить исследованием единовременно большую группу работников. Отслеживается значительное количество моментов, благодаря чему метод дает достаточно точное представление о структуре затрат рабочего времени работников, объеме непродуктивных потерь рабочего времени.

Наблюдатель, перемещаясь по заранее определенному маршруту от одного рабочего места к другому, фиксирует выполняемые в данный момент на данном рабочем месте виды деятельности, в каждый наблюдаемый момент фиксация состояний рабочих мест при большом количестве объектов наблюдения осуществляется через случайно выбранные промежутки времени или через равные, повторяя маршрут необходимое количество раз с периодичностью 1–20 мин. По завершении всех наблюдений величины затрат рабочего времени по категориям определяются пропорционально количеству моментов, в которые они наблюдались.

С помощью данных ФРВ или СФРВ выделяется т. н. оперативное время, которое работник тратит непосредственно на деятельность, связанную с закупками: получение внутренних заявок, проверку остатков, созвон с поставщиками, сверку их предложений, выбор, оформление внешней заявки, размещение заказа, передачу счета в бухгалтерию, контроль выполнения заказа, отслеживание отгрузки на складе поставщика, приемку на складе компании, предъявление рекламации (если есть проблемы), отслеживание возврата/замены, выставление оценки поставщику. Для определения точного перечня выполняемых сотрудником работ следует ориентироваться на должностную инструкцию, регламенты по  бизнес-процессам закупочной деятельности, другие локальные нормативные акты.

Разделив общее время на количество закупленных позиций, получим нормативное время на закупку одной позиции. Это можно сделать в среднем по всей номенклатуре или по каждой группе/категории позиций в отдельности (табл. 2).

Таблица 2. Оценка среднего времени выполнения работ по закупкам
Вид работЕдиница измеренияВремя на обработку единицы, чКоличество единиц в расчете на годТрудоемкость, чел./ч
Направление запросов – коммерческих предложений контрагентамЗакупка1,2420504
Подготовка комплекта документов о проведении закупки (извещение о проведении процедуры закупки и вся сопутствующая документация, включая проект договора)Комплект документов8,01351080
Организация (в случае необходимости) экспертизы в отношении оценки качества поставленного контрагентом товара, оказанных услуг, выполненных работЭкспертиза6,021126
Общая трудоемкость, ч8050

В представленном примере расчета, заложив все виды работ, количество единиц и время на их обработку, мы получили среднее время выполнения работ по закупкам в год – 8050 ч.

На основании полученной информации можно произвести расчет необходимой численности персонала отдела закупок (табл. 3).

Таблица 3. Расчет нормативной численности персонала отдела закупок
№ строкиНаименование затрат времениЧасы / доля затратПояснение
1Рабочее время, ч/год1970Источник – производственный календарь
2Отпуска, ч/год160На основании локальных нормативных актов организации (считаются только рабочие часы)
3Отсутствие по причинам болезней, командировок и пр.1,5%Средний процент за последние 2–3 года
4ИТОГО: явочный фонд рабочего времени1780Строка 1 – строка 2 – строка 3 x строка 1
5Подготовительно-заключительное время2%Задается нормативно
6Перерывы на отдых (за исключением обеда)6%Задается нормативно
7Неучтенные работы20%На основании ФРВ, СФРВ или экспертно
8Время на выполнение нормируемых работ1282Строка 4 – строка 4 x (строка 5 строка 6 строка 7)
9Общая расчетная трудоемкость работ8050 
10Расчетная численность персонала6,28Строка 9 / строка 8

Так, с учетом нормы рабочего времени по производственному календарю и времени отпуска, а также среднего расчета времени в году, когда сотрудники отсутствуют на работе по другим причинам, мы выяснили, что в отделе закупок должны работать не меньше шести человек. При этом сотрудникам, скорее всего, придется перерабатывать, так как расчетная численность персонала 6,28.

Бухгалтер

Работа бухгалтера различается в зависимости от размера компании, вида ее деятельности и других факторов. Чем более узкий участок работ входит в трудовые обязанности этого специалиста (например, при расчете заработной платы бухгалтер выполняет функции приема и контроля табелей учета рабочего времени, приема и контроля правильности заполнения листков временной нетрудоспособности, начисления заработной платы работникам организации, начисления и перечисления страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды; участвует в подготовке баланса и управленческой отчетности и др.), тем проще провести замеры методами хронометража или фотохронометража. Если на данном участке работают несколько бухгалтеров, целесообразно охватить замерами по крайней мере 10–20% сотрудников (или не менее двух человек), достаточно опытных, но не передовиков, т. е. не самых производительных.

cовет

Как правило, в трудовой деятельности бухгалтера присутствуют не только ежедневные, рутинные операции, но и работы, которые выполняются ежеквартально и ежегодно (ежеквартальная, годовая отчетность). Для получения более точных результатов рекомендуем провести хронометраж и этих работ. Однако если нет возможности ждать или трудозатраты на проведение нормирования оцениваются как слишком высокие, трудоемкость таких работ может быть оценена экспертно (например, ежеквартально каждый бухгалтер тратит столько-то часов на работы по подготовке квартальной отчетности)
(табл. 4).

Таблица 4. Оценка нормативных затрат времени на выполнение работ по расчету заработной платы
Наименование затрат времениЕдиница измеренияНорматив времени, мин/%Источник
Начисление премий1 позиция2,75Хронометраж
Расчет оплаты отпусков1 позиция8,5Хронометраж
Расчет листков нетрудоспособности1 позиция6,15Хронометраж
Участие в подготовке квартальной отчетности1 отчет1200Экспертная оценка
Выполнение поручений руководителяДоля от общих затрат времени5%Экспертная оценка
Перерывы на отдых (за исключением обеда)Доля от общих затрат времени6%Задается нормативно
Неучтенные работыДоля от общих затрат времени5%На основании ФРВ, СФРВ или экспертно

Расчет нормативной численности персонала производится аналогично тому, как это показано
в табл. 2 и 3.

Специалист по кадровому делопроизводству

Вопрос о подготовке новых нормативов и норм затрат труда с учетом меняющихся организационно-технических условий, появления новых видов производств и продукции, прогрессивных технологий, современных материалов, новых требований ГОСТов, современной организации и управления трудом остается очень актуальным.

При пользовании типовыми справочниками и сборниками соблюдайте важные правила.

1. Обращайте внимание, какие виды затрат рабочего времени учтены в предлагаемых нормативах (так, в них уже может быть учтено время на отдых и личные надобности, а также на получение задания, согласования и другие работы, связанные с выполняемой деятельностью). Это описание содержится в разделе «Общая часть».

2. Убедитесь, что конкретное содержание работ, фактически выполняемых сотрудником, соответствует описанному в справочнике. В частности, оформление документов при приеме на работу и увольнении, оформление и учет трудовых книжек, оформление перевода работника в другое подразделение, составление и корректировка графика отпусков, заполнение и выдача справок с места работы, оформление дисциплинарных взысканий, составление статистической отчетности и справок по учету личного состава и др.

пример

В Типовых нормах времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях приводится норматив на выполнение работ.

3.1.3.2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях, награждениях и другой информации.

Содержание работы.

Подборка трудовой книжки.

На основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения, справки ОВД и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш сведений об изменениях по работе (перевод в другое подразделение или на другую должность), поощрениях и награждениях, изменении фамилии, записи об отбытии срока исправительных работ, реорганизации, переподчинении или переименовании организации и другой информации.

Перенесение соответствующей записи в личную карточку работника.

Укладка трудовой книжки в сейф.

3. Учитывайте особенности работы вашего предприятия. Например, внесение кадровых сведений в специализированные программы или необходимость ведения кадрового делопроизводства на нескольких языках.

Нормирование труда специалиста по кадровому делопроизводству также может производиться с применением методов фотографии рабочего времени и хронометража (табл. 5). В приведенном примере расчета среднее время выполнения работ специалиста по кадровому делопроизводству в год – 1650 ч. Расчет нормативной численности специалистов осуществляется аналогично расчету, приведенному в табл. 3.

Таблица 5. Расчет трудоемкости работ специалиста по кадровому делопроизводству
Вид работЕдиница измеренияНорматив времени, минКоличество единиц в расчете на годТрудоемкость, чел./ч
Оформление приема на работу специалиста, служащего1 работник305030 × 50 / 60 мин = 25
Оформление приема на работу рабочего1 работник2010020 × 100 / 60 мин = 33,3
Оформление документов при увольнении1 работник167016 × 70 / 60 мин = 18,7
Выписка новой трудовой книжки на сотрудника, впервые поступающего на работу, или вкладыша в нее1 трудовая книжка или вкладыш4,5204,5 × 20 / 60 мин = 1,5
Оформление листка нетрудоспособности1 листок22002 × 200 / 60 мин = 6,7
Общая трудоемкость, ч 1650

Нормирование труда офисного персонала, безусловно, удобный и эффективный инструмент управления, позволяющий решить много прикладных задач. Однако это очень трудоемкий процесс, особенно на этапе разработки и внедрения. Но если у вас хватит сил и терпения, а у работодателя – средств, чтобы довести его до конца, выгоды могут быть весьма значительны и для компании, и для сотрудников.


1 См. статьи автора в журналах «Справочник кадровика». 2015. № 6 и 7.
2 Полная версия статьи опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом». 2015. № 8.