Идеальный документ: правила внутреннего трудового распорядка

В большинстве случаев работодатель сам решает, какими документами регулировать деятельность компании. Но к правилам внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) это не относится. Закон требует, чтобы они были у каждого работодателя (ч. 4 ст. 189 Трудового кодекса РФ). Этот документ должен определять:

1) порядок приема и увольнения работников;

2) основные права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений;

3) режим работы;

4) время отдыха;

5) применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

6) иные вопросы регулирования трудовых отношений в компании.

В Правилах можно закрепить и другие вопросы, которые должен решить каждый работодатель:

• порядок обработки и защиты персональных данных (ст. 86 ТК РФ);
• системы оплаты труда в компании (ст. 135 ТК РФ);
• правила охраны труда (ст. 212 ТК РФ) и др.

Несмотря на то что Правила – внутренний документ, доступен он не только сотрудникам компании. Этот локальный акт требуют при проверке инспекторы ГИТ, суд, когда разрешает трудовой спор. Кроме того, вы обязаны знакомить с Правилами кандидатов на вакансию.

Работодателю правила нужны, чтобы требовать от сотрудников их исполнения, выявлять нарушения дисциплины труда, уточнять кадровые процедуры и т. д. Однако юридическую силу они будут иметь только в случае грамотного оформления. Мы расскажем, как они должны выглядеть в идеале. Проверьте, все ли вы сделали верно, и, если нужно, исправьте ошибки.

Форма

Правила – это локальный нормативный акт. По ОКУД он относится к классу 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (подраздел 02520005, код 0252131).

Обязательной утвержденной формы Правил нет. Рекомендованная унифицированная (приложение 1) есть в альбомах:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (1980 г.);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (1991 г.).

Если нужно изменить Правила или утвердить новую редакцию, воспользуйтесь этой формой.

Правила оформления

Текст становится документом только после придания ему юридической силы. Для этого необходимо оформить реквизиты – определенные составные части документа до или после текста.

Правила – это многостраничный документ со сложной структурой. Он состоит из трех частей:

1) заголовочной,

2) содержательной,

3) оформляющей.

Заголовочная часть

Правила оформляют на бланке.

Бланк конкретного документа включает (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003):

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату регистрации;
• регистрационный номер;
• место составления документа.

Наименование организации на бланке должно соответствовать закрепленному в учредительных документах компании, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное название, укажите его в скобках под или после полного наименования.

Вид документа указывают во всех случаях, за исключением писем. Наименование локального нормативного акта пишут после названия организации прописными буквами: ПРАВИЛА.

На бланке локального нормативного акта обозначьте места для переменных реквизитов: даты регистрации (даты утверждения Правил) и регистрационного номера.

Реквизиты бланка Правил обычно имеют угловое расположение.

Реквизиты бланка

Содержательная часть

Правила содержат большой объем информации, которую нужно структурировать. Для этого выделите обязательные разделы и разбейте их на пункты и подпункты.

Если необходимо, включите в текст таблицы, алгоритмы, схемы.

Таблица в тексте

Алгоритм в тексте

Процедура отзыва работника из отпуска

Типовая форма Правил определяет лишь примерную структуру текста, ее можно менять. Если вы составляете или изменяете их по типовой форме, сначала раскройте предложенные разделы, а затем впишите сведения, которые отражают специфику вашей компании (см. табл. 1).

Таблица 1. Содержание правил внутреннего трудового распорядка

Содержательная часть документа включает такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта: «Правила внутреннего трудового распорядка».

К Правилам могут быть приложены документы. В этом случае оформите соответствующую отметку. Она включает:

1) слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов;

2) указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.);

3) наименование приложенных документов (при необходимости).

Есть несколько способов оформить такую отметку, выбор зависит от ситуации (см. табл. 2).

Таблица 2. Варианты оформления отметки о наличии приложения

Приложения должны иметь отметку, которая указывает на их связь с основным документом. Ставьте ее в правом верхнем углу. Такая отметка включает:

• слово «Приложение» (или «ПРИЛОЖЕНИЕ»);
• его номер (со знаком № при необходимости);
• наименование, дату и номер основного документа (приложение 2).

Оформляющая часть

В оформляющей части документа должны быть реквизиты, которые подтверждают его подлинность и достоверность сведений:

• подпись составителя;
• визы согласования.

Здесь же целесообразно сделать вспомогательные делопроизводственные отметки – например, об исполнении документа и направлении его в дело. Это облегчит работу с документом, его поиск и текущее хранение. Проект Правил подписывает разработчик, допустим начальник отдела кадров. Реквизит «Подпись» (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает:

• наименование должности;
• личную подпись;
• расшифровку личной подписи (инициалы и фамилию).

Дату подписания не ставьте.

Реквизит «Подпись»

Если сотрудника, подпись которого предусмотрена на проекте документа, нет на работе, документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. В таком случае перепечатайте страницу с подписью, т.  к. в реквизите нужно указать другие должность и расшифровку подписи. Учтите, что при подписании Правил:

1. Нельзя использовать предлог «за».

2. Нельзя ставить косую черту перед наименованием должности.

3. Нельзя вместо должности лица, которое подписывает документ, указывать: «И. о. начальника отдела кадров».

Проект Правил или их новой редакции обычно согласовывают с отдельными сотрудниками компании. Круг должностных лиц, которые проверяют текст, определяет руководитель организации. Чаще всего это бывают юрист, главный бухгалтер, начальник производства, заместитель руководителя. Проверив содержание документа, эти сотрудники оформляют визу согласования (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003). Она включает:

• подпись и должность визирующего;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату подписания.

Реквизит «Виза согласования»

Визирующий может не согласиться с текстом или его частями. В этом случае он должен дополнить визу согласования словами: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания можно оформить письменно на отдельном листе, подписать и вернуть составителю вместе с текстом несогласованных Правил.

Реквизиты «Виза согласования»

Далее проект Правил дорабатывается до варианта, с которым будут согласны все привлекаемые к этой работе сотрудники.

Если в организации есть представительный орган работников, учтите его мнение (ст. 190, 372 ТК РФ). И оформите в документе с помощью специального грифа.

Отметка об учете мнения

Если локальный нормативный акт принимается по согласованию с представительным органом работников, проставьте на документе гриф согласования.

Реквизит «Гриф согласования»

Утверждение

Оформление Правил заканчивается проставлением обязательного реквизита «Гриф утверждения документа» (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

Утвердить Правила можно двумя способами.

Способ 1. Руководитель издает приказ по основной деятельности об утверждении Правил (приложение 3).

В грифе утверждения делается ссылка на этот приказ.

Реквизит «Гриф утверждения»

Способ 2. Руководитель ставит на Правилах личный гриф утверждения. При этом приказ не издает.

Реквизит «Гриф утверждения»

Дату утверждения документа в грифе с личной подписью руководитель вписывает от руки. 

Вы можете частично проставить эту дату, распечатывая документ. В таком случае от руки руководитель укажет число или число и месяц. Напечатать дату полностью нельзя.

Регистрация

Регистрировать необходимо все документы, которые вы будете учитывать, исполнять и использовать в справочных целях.

Зарегистрировать документ – значит присвоить ему регистрационный номер и внести данные в регистрационно-учетную форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Правила (их редакцию) необходимо регистрировать в день, когда их утвердил руководитель или иной уполномоченный представитель работодателя. Регистрационную форму разработайте сами.

Пример оформления журнала регистрации

Ознакомление работников

Знакомить с ПВТР вы должны при приеме на работу. Кроме того, сотрудников компании необходимо под подпись знакомить с внесенными в Правила изменениями.

Чтобы письменно подтвердить этот факт, оформите визу ознакомления. Она содержит:

• наименование должности работника;
• его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Как знакомить работников с содержанием Правил, закон не указывает. Главное, они должны поставить свою подпись, а вы – получить письменные доказательства того, что процедуру выполнили.

Способ 1. Визы ознакомления в Правилах.

В случае с Правилами этот способ актуален только в небольших компаниях, где работают несколько сотрудников.

Способ 2. Лист ознакомления с Правилами (приложение 2).

Это удобно, когда с документом необходимо ознакомить большое количество работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к Правилам, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

Способ 3. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Чтобы оформить визу ознакомления работников с локальными нормативными актами, можно использовать специальные учетные формы. В этом случае работники будут ставить визу в отдельной форме.

Хранение

Правила внутреннего трудового распорядка хранятся постоянно (п. 27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Оригинал Правил обычно остается в канцелярии или ином подразделении, которое отвечает за документационное обеспечение деятельности организации. Копии Правил удобно хранить в структурных подразделениях – так сотрудникам проще ими пользоваться.

Приложение 1. Пример оформления правил внутреннего трудового распорядка

вернуться в текст

Приложение 2. Пример оформления приложения к правилам внутреннего трудового распорядка

вернуться к отметкам, вернуться к Способу 2

Приложение 3. Пример оформления приказа об утверждении правил внутреннего трудового распорядка

вернуться в текст